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如何寫一封地道又高檔的商務郵件?只要看這份指南就夠了!

如何寫一封地道又高檔的商務郵件?只要看這份指南就夠了!

現代職場上,郵件已經成為重要的溝通形式。然而,如何把郵件寫出花兒,讓同事、老闆、客戶看得賞心悅目卻是一個大學問。
商務寫作指南中,句型固然重要。然而,在這份商務寫作指南中,我們試圖探討一些句型之外的寫作技巧、一些小心思和思路。掌握了這些,你的郵件也能讓人看得賞心悅目,凸顯你的高情商。
一般來說,郵件開頭比較重要。春風化雨的開頭能夠快速拉近彼此的距離,承前啟後,掃清溝通障礙。
下面給大家介紹一些既簡單又經典的開頭句式。
1. I hope you are doing well.
希望你一切安好。
2. I hope this finds you well.
希望你一切都好。
3. Just checking in.
這是美國人常用的句型,就跟咱們的「沒事,打個電話隨便問問,只是聯繫看看你過得好不好」差不多一個意思,讓對方放鬆心情。
4. Just wanted to send you a quick note to…
只是給你發個信來……
5. How is everything?
一切還好嗎?
6. Just checking in to make sure that…
只是過來確認下……
7. I wanted to reach out to you because…
我只是聯繫你來……
上面只是開胃小菜,下面小編將介紹一些小技巧,教大家在一些棘手情況下,如何回復郵件,讓你郵件看起來diplomatic and polite.
1顯示客氣的大殺器:情態動詞和修飾詞
比如,有時候要給老闆彙報一個不太好的消息,如果你郵件寫成下面這樣,可能老闆看了心情會立刻down掉。
There will be a delay in the completion of the project.
那麼,怎樣能夠緩和語氣,讓老闆消化壞消息做好心理建設呢?下面這個句子可以給你點參考:
There might be a slight delay in the completion of the project.
這裡就是用了一些小技巧,比如情態動詞might be修飾詞slight讓整個句子變得柔和起來,負面感情低了很多。
曾經就有老外說過,在寫商務郵件時,用好修飾詞是多麼關鍵:
If we use qualifiers to decrease the quality of a word, they make great 『softeners』. Words used to soften the tone of our content or convey politeness when we speak.
再比如其他一些讓郵件變得有禮貌的修飾詞:a little, a bit, a little bit, slight, slightly, small, one or two.
下次,如果要向老闆彙報不好的消息,可以用這些詞試試看哦,比如:
We are having problems with the new product.

We are having one or two problems with the new product.

這個新產品有點小問題。
We will run over budget.

We might run slightly over budget.

我們稍微有點超預算了。
The marketing campaign is behind schedule.

The marketing campaign is a little bit behind schedule.

市場活動有點落後於計劃了。
2 化用問句,語氣polite指數爆表
另一種讓郵件看起來很有禮貌,誠意十足的辦法就是運用問句,特別是當你想要提出某個意見的時候。
比如,你希望別人重新設計下公司logo,如果你像下面這樣平鋪直敘地講,多半別人會覺得你有點霸道,也許心裏面還有OS:憑什麼你說要重新設計就設計,比如這樣:We should redesign the company logo!
如果給上司郵件中用上面這個句子,簡直就是作死的節奏。所以,聰明人該怎麼說呢?
辦法就是用問句,以非直接的方式提出你的建議,比如:
Shouldn』t we redesign the company logo?
一般來說,還可以用couldn't, wouldn't引導的句子表達個人意見,比如:
普通表達:

We must hire a new advertising agency.
高級表達:

Couldn』t we hire a new advertising agency?

Wouldn』tit be better to hire a new advertising agency?


3 活用過去進行時,你的郵件氣質up, up
過去進行時也是寫郵件時候的大利器,用的好,可以讓郵件上一個檔次,比如:
I hope we can sign the contract today.

I was hoping that we could sign the contract today.

我希望今天咱們能把合約簽了。
I think we need to hire more employees.

I was thinking we need to hire more employees.

我在想我們需要多招一些員工。
I aim to finish this project by the end of the month.

I was aiming to finish this project by the end of the month.

我打算再本月底完成這個項目。
過去進行時到底有啥厲害之處,國外專家這麼說:
Using the past continuous makes the sentence sound more hypothetical and tentative, and therefore less direct and is a great technique for injecting diplomacy and politeness into your English.
4 善用被動態,避免說別人壞話
被動句式也是轉換生硬語氣的很好的辦法,比如,如果郵件里出現下面這樣的句子,收件人估計不會很高興吧!
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