職場技能get：21條辦公技能，你不能不掌握

有本書叫《圖解整理術》，從桌面整理到檔案管理，裡面有很多高效辦公技巧，小趣分享一部分最有用的給大家。不做菜鳥，從這21條辦公法則開始！

建檔術

1要刪的文件暫時先留著

問題：很多時候，剛刪掉一個文件便後悔，或者幾天後才發現它還有用。

解決：在桌面準備一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間（比如一月）後集中處理。

2辦公桌配置原則

問題：永遠不能第一時間找到要找的東西。

解決：①每個抽屜放什麼東西是固定的；②用過的物品放回原處；③離開公司前，將桌面整理乾淨。

3永遠要有PlanB

問題：還是找不到要找的東西的情況。

解決：列出已有物品的清單，存於某個地方（比如有道筆記）。

4將經常使用的文件夾放到桌面

問題：找文件耗時。

解決：在桌面創建快捷方式。

5電子郵件也要建檔

問題：電子郵件胡亂放置。

解決：在電子郵件中建立特定文件夾，同一類型的文件歸檔。

6備份是工作的常識

問題：突如其來的情況導致電腦故障，資料全失。

解決：每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

7在名片上寫清詳細信息

問題：拿著一張名片（點開一個微信好友），難以回憶起他是誰。

解決：在名片背後（微信的備註）寫清楚對方的詳細信息，比如，認識日期，場所，對方特徵，介紹人，一同出席者，特殊技能。

8手機錄入姓名時錄入公司/職位

問題：某人電話來了，他到底是誰？

解決：以【公司名稱/職位+姓名】的方式錄入姓名。

手冊術

9活用手冊的兩個重點：及時寫，多次看

問題：沒有及時寫，結果筆記本乾淨如新；寫了沒看，結果淪為形式。

解決：一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

10客戶的名稱要加上職稱、敬畏

問題：將筆記本交給對方確認，對方看到自己的名稱是」××「，氣氛尷尬。

解決：在名稱后註明」××總「。寫郵件也一樣。

11手冊上方註明日期和主題

問題：想起以前寫過一個idea，但是找不到。

解決：給每個記錄註明時間和主題，查找時多了兩個關鍵變數。

12所有的信息註明來源

問題：」小趣，你從哪得到的消息？「」額...我忘了...「

解決：為每條從外部獲取的信息註明來源。

13除了懊惱，還要給出方向

問題：」今天沒做好，好傷心。「

解決：」今天沒做好，好傷心，下一次要及時，提前15分鐘到會議室，然後檢查椅子數量，確認投影，並聯繫前台準備茶水，然後等待參會人員。「

14記下經常去的餐館

問題：「小趣，明天來個重要客人，接待一下。」「啊啊啊，去哪吃啊！」

解決：用筆記（或大眾點評）記下還不錯的餐館。

15組織商談的注意事項

問題：「糟糕，忘了確認對方的出席人員！」

解決：打電話時一定要確認好：

• 對方負責人的姓名

• 商談的內容

• 時間地點

• 出席的人員名單

• 商談需要準備的資料

• 對方的聯繫方式

特別重要的會議一定要之後發一封郵件再次確認。

筆記術

162個筆記本就夠了

問題：那場會議記錄記在哪個筆記本里了？

解決：只要兩個筆記本，一本寫To-do，一本做各種記錄。

17給用過的筆記本製作索引

問題：咦，這個筆記本是什麼時候寫的？

解決：在筆記本的第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18給筆記本足夠的留白

問題：糟糕，沒地方寫了！

解決：一開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫；隨時空出一行。

19以金字塔原理記筆記

問題：看完一遍筆記，找不到重點。

解決：第一句話寫結論，就像這個筆記一樣。

△在資料前提煉重點內容，方面以後搜索

20一個工具：5W2H

問題：總是忘了記錄某些要點。

解決：問問自己，是不是寫下了5W2H。

誰（WHO）因為（WHY）什麼做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？時間（WHEN）地點（WHERE）？用了多少錢（HOW MUCH）？

21將工作的PDCA寫在筆記本上

問題：做了就做了，錯了就錯了，下次繼續錯。

解決：Plan（計劃）→Do（執行）→Check（回顧）→Action（改善）。

工作總結還是很有必要的，不是寫給領導看，是給自己一個積累經驗的機會，未來也不會重蹈覆車，每天進步一點點，日積月累就是一筆財富。

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