乾貨 | 如何在3分鐘內學會郵箱群發工資條？

發工資條是每個薪酬HR每個月都必做的一項工作，有的企業給員工發紙質的工資條，而有的企業更傾向於發放電子版的工資條。

不論哪種形式的工資條，員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資信息。基於這點，很多薪酬HR在做工資條的時候就頭大了，可能做工資條的工作量比做工資表的工作量還大。

但是一個企業，每個人的工資條里顯示的工資分項都一樣，只是裡面數據不一樣，那有沒有一種簡便的方法，讓發工資條這件「大事化小」呢？答案是肯定的，下面我就來教大家一種簡便方法群發工資條，而且群發單顯。當然，需要批量列印工資條的也可以在本教程中找到方法哦。

你需要3個工具

Excel、Word和Outlook（如果是列印紙質版的工資條的，Outlook不作要求）。

Excel用於製作工資表，Word用於製作工資條的模板，Outlook用於群發郵件。

（用的office版本是2010版，其他版本大致操作一樣，可能菜單位置不一樣，大家需要注意一下。）

教程的基本原理

a. Excel和Word「合作」，讓Word裡面顯示Excel表格的數據

b. Word和Outlook「合作」，讓Outlook用郵件形式把Word裡面的內容發出去。

1. 製作更方便導入word文檔的Excel工資表

打開我們的工資表，我們每個月用於計算工資的工資表，裡面有很多分項，還有各種公式，就像這樣：

然而我們在製作工資條的時候，並不是要將所有的分項都顯示在工資條中。

另外，為了方便計算，原始的工資表中的數據，都是「數值」格式，數值格式的數據在導入word的時候容易出錯。

所以我們原始的工資表並不適合作為我們word版工資條的數據來源。

這時候我們需要另外一張表，裡面有員工的郵箱信息（發紙質版工資條的可以不要郵箱信息），表頭裡所有的欄位，都是你要顯示在工資條里的工資分項，就像這樣：

這張表我給它命名為【工資條】，怎麼將原始工資表的數據導入到【工資條】這張表中，建議用vlookup函數，該函數的使用方法也不在這裡贅述了。

這裡提醒大家注意的是：把Excel數據導入到word裡面的時候，Excel裡面的數字須是【文本】格式，否則在word里顯示的時候容易出錯。所以大家把原始工資表裡的數據通過vlookup函數導到【工資條】這張表裡以後，別忘了【全選】，然後將單元格格式設置為【文本】格式。

這些都操作好了之後，將【工資條】這張表保存到大家容易找到的地址。

2. 編輯word版工資條模板

Word版工資條模板大家可以自行設計，要求排版美觀大方，方便閱讀就可以。

這個模板裡面的分項應該在上一步【工資條】表格中的都可以找到（不要求word裡面各個分項和Excel裡面的欄位完全一樣），就像這樣：

3. 將Excel表格數據導入Word模板中

Excel版的【工資條】和word版的工資條模板都完成之後，下面就可以開始導入數據了，在這裡用到的是【郵件合併】功能。

具體操作

在剛才的Word版工資條模板中，分別點擊上方菜單【郵件】——【開始郵件合併】小箭頭——【郵件合併分佈嚮導】。

之後，在文檔右邊會出現郵件合併的操作界面，我們先選擇文檔類型，信函和電子郵件都可以。這裡我們以【信函】為例。

選擇好后，直接點擊下面【下一步：正在啟動文檔】，就像下面這樣：

接著操作界面會提示大家設置信函，這裡選擇【使用當前文檔】就好，然後點擊下面【下一步：選取收件人】，就像這樣：

然後在選取收件人界面，我們選擇【使用現有列表】（因為我們剛剛已經製作好了【工資條】表格），然後點擊【瀏覽】：

這時word文檔會彈出一個對話框，提示我們【選取數據源】，我們找到剛才保存的【工資條】表格，然後點擊打開：

然後系統會提示我們選擇剛才【工資條】表格裡面的某一張插頁，我剛才做的【工資條】表格裡面只有一個插頁，所以選擇【sheet1】就好，像這樣：

點擊確定之後，系統會再彈出一個對話框，這時候大家會發現，我們剛才【工資條】表格裡面的數據都在這個對話框里顯示出來了。

而且我們可以通過【姓名】前面的對勾，選擇我們要發放工資條的人，比如哪個人不需要給他發工資條，那我們把他姓名前面的對勾去掉就可以了。

發放工資條的人員都確認無誤之後，就點擊確定。像下面這樣：

再看我們的工資條模板文檔，現在還沒有什麼變化，但是上面有個菜單【插入合併域】，從導入Excel表格之前的灰色狀態，變成了可點擊狀態（可以對比前面的截圖）：

這時候，我們需要把Excel版【工資條】表格中的各個欄位和word版工資條模板中的各個分項一一對應起來。

我們將游標移到到特定位置，然後點擊【插入合併域】，就會出來【工資條】表格中所有的欄位，我們單機滑鼠選擇就可以了，就像這樣：

再重複剛才的步驟，將游標移動到下面表格的「姓名」後面，然後再次點擊【插入合併域】——【姓名】；然後將游標移動到表格的「月份」後面，然後點擊【插入合併域】——選擇【月份】……重複這個步驟，直到將表格裡面各個分項都填滿，就像這樣：

完成以上的合併步驟以後，點擊菜單欄里的【預覽結果】，我們就會發現，【工資條】表格里的數據已經奇迹般的跑到word裡面來了，這就是員工看到的最終的工資條效果了。

而且我們可以通過點擊左右箭頭來預覽每個人的薪資詳情：

1. 批量生成用於列印的工資條

在上一個步驟中我們預覽確認都沒有問題之後，就點擊【完成併合並】的小箭頭，選擇【編輯單個文檔】，在彈出的對話框里選擇【全部】：

點擊【確定】，系統會自動生成並打開一個新的文檔——《信函1》，這樣，Excel版【工資條】表格裡面所有人的Word版工資條就生成了。

系統默認每人顯示一頁，我們也可以在這個文檔裡面調整一頁顯示2人或者多人的信息，調整完后就可以列印併發放啦！

2、 用Outlook一鍵群發單顯電子版工資條

如果我們預覽無誤后的工資條不是用於列印的，而是要發送郵件到每個員工的郵箱里，這時候在點擊【完成併合並】的時候，就選擇【發送電子郵件】：

然後在彈出的對話框里，【收件人】處顯示都是Excel版【工資條】里的所有欄位，我們選擇下拉菜單中的【郵箱】。

而【主題行】就是我們平時在發郵件的時候，填寫的「郵件主題」，這裡我們自己按實際情況填寫就好，下面的發送記錄，就選擇【全部】：

確認無誤之後，點擊【確定】，這時候，我們辛勤的Outlook就開始為我們默默地群發郵件了，打開Outlook，看看已發送列表裡面，同事們已經收到了各自的工資條：

最後保存我們的Word版工資條模板以備下次發工資的時候用。

以上就是第一次用【郵件合併】合併功能發放工資條的詳細步驟了。

可能有些同學會說，這麼多步驟好複雜啊！可是這些步驟只是第一次操作的時候複雜一些，我們下個月再發工資條的時候就不需要這麼複雜了。

1.找到並打開我們之前保存的Excel版【工資條】，將這個月的原始工資表的數據導入到【工資條】裡面。別忘了這個月人員增減，還有數字格式最後要設置為【文本】哦。

註：這裡不建議大家新建新月份的Excel版【工資條】，直接用上個月的表，更新裡面的數據就好。因為這個表只用於發工資條用，每個月的工資數據我們有原始的工資表呢。

2. 打開我們上個月保存的Word版工資條模板。

打開的時候會彈出如下對話框，我們直接選擇【是】：

此時，我們發現模板一被打開，文檔裡面已經導入了工資條的數據。

因為上一步我們選擇【是】時，word就自己調用了我們更新過的Excel版【工資條】，不需要我們再像第一次操作那樣去完成合併，這也是為什麼上一步中建議大家直接使用第一次保存的Excel版【工資條】，而不是新建。因為新建一個Excel，意味著我們要重新再來一次合併步驟：

我們在打開Word文檔的時候，就已經完成合併，完成了數據從Excel到word的過程。

接下來我們需要做的就是批量生成Word版工資條並列印，或者是Outlook發送電子版工資條。

我們直接點擊【郵件】——【完成併合並】，選擇【編輯單個文檔】或者【發送郵件】，剩下的步驟就跟前面講的一樣啦：