外貿公司的那些人與事

青島東祥國際貿易有限公司，是一家綜合性進出口工貿一體企業，產品涉及五金機械、塑料編織品、產業資材、家紡用品、工藝品、木製品、傢具、家居用品、戶外用品、服裝等眾多領域。

人員異動、檔案信息化管理，新人事得以掌握「人事」

1. 遠程入職，檔案信息化

公司1999年成立，至今已有18年。因為是外貿型公司，公司在日本和國內部分口岸均有辦事處。行業特性和業務需要，人事變動很頻繁。

公司不大，所以只有總部一個人事，辦事處沒有人事和文員，都是誰招的人，誰負責。而且往往入職直接開始工作。辦事處相關人員因為覺得麻煩，想等有空了再辦理入職手續和收集相關材料，往往到最後都忘記了。因此幾乎每個月都有沒收到工資的員工打電話來總部吵架。作為總部的人事，雖然知道錯不在自己，但是也只能求著分部相關業務人員拿入職信息表給員工填寫、拍照發到總部，先處理補發工資的事情。至於添加花名冊和人事檔案收集等工作，只能一直催。而且因為不清楚具體哪天入職的，辦事處的人也會記不清，總會來回溝通，或者扯皮。

2號員工管理功能有自動化的入職流程。員工入職變得很簡單。

通過2號子賬號功能（這個功能很重要，後文會詳述！）給各辦事處分配子賬號后，每次新人入職，只要給員工發送邀請，員工有空就會自己填寫，因為涉及到工資發放，一般都會當天就填好，信息會同步到系統。

入職資料可以現場拍照上傳，系統自動識別證件，也不需要後續的證件驗證工作，所以整個員工入職過程，最多三分鐘就完成了。

因為有了系統監控，哪個辦事處沒有及時辦理入職和上傳資料都可以很清楚的找到，公司將這個設置為罰款項，也沒有人再拖延辦理入職。

2. 人事異動狀態方便查詢，實現「人」與「事」的無縫銜接

總部HR往往會成為老闆的助手，然後調崗去業務或者升職，或者離職去做專業方向的HR。因此人事崗位更換頻率很高。

新人事進入公司，人事交接中，「事」很容易交代清楚，但是外貿公司很重要的一點是要搞清楚內部、尤其主要出口國-日本辦事處的人員調動、員工關係等「人」方面的關係，才能順暢的進行後面的工作。

以前是沒有條件給新人事講清楚這種人與人之間，以及員工自身的異動關係的。新人往往要經過半年才能在不斷碰壁中找到門路，也會很多HR堅持不下去離職，提高了人事崗的變動頻率。

2號人事部有人事異動記錄。公司人事異動記錄和個人都很方便能看到，並且可以自動生成組織架構，並根據異動實時變化，很容易看到「人」的異動關係和公司人員結構。

新人事到崗，可以通過查詢這些信息掌握員工崗位變化人員異動關係，從而了解更多很難直接傳遞的訊息。避免新人事碰壁和踩雷，很大程度提高工作和溝通效率，降低內耗。

公司人事異動：

員工個人異動：

公司個性化管理變得很方便

數據分析功能為個性化管理提供便利。

公司不大，其實用不到數據分析，甚至都不需要做年度彙報。

但是公司有很多老闆獨家特色的個性化管理，有些甚至並不完全符合政策的要求。

比如，有些福利只給入職五年以上的員工，新人入職不足多少時間，應付工資里要扣除公司部分社保金額等。

雖然人不多，但是來來去去的多，尤其人事也經常換，工作交接時會有很多表格，要互相找，和跟辦事處核對。但是依然經常出問題，經常會漏發相關福利，或者工資發錯。

老闆性格很細緻，這些事兒也會一一關注，因此經常恨鐵不成鋼地說「這麼點人，這點事兒都辦不明白」。人事處境很被動也很委屈，因為遠程管理真的很難把這些事完全搞明白。

2號的數據分析功能有個很重要的鏈接，每個數據分析色塊都可以點開，看到對應的人員。

比如要給五年以上的員工發福利，點擊5-10年的紅色色塊，就可以看到需要發放對應福利的人。