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外貿公司的那些人與事

外貿公司的那些人與事

青島東祥國際貿易有限公司,是一家綜合性進出口工貿一體企業,產品涉及五金機械、塑料編織品、產業資材、家紡用品、工藝品、木製品、傢具、家居用品、戶外用品、服裝等眾多領域。

人員異動、檔案信息化管理,新人事得以掌握「人事」

1. 遠程入職,檔案信息化

公司1999年成立,至今已有18年。因為是外貿型公司,公司在日本和國內部分口岸均有辦事處。行業特性和業務需要,人事變動很頻繁。

公司不大,所以只有總部一個人事,辦事處沒有人事和文員,都是誰招的人,誰負責。而且往往入職直接開始工作。辦事處相關人員因為覺得麻煩想等有空了再辦理入職手續和收集相關材料,往往到最後都忘記了。因此幾乎每個月都有沒收到工資的員工打電話來總部吵架。作為總部的人事,雖然知道錯不在自己,但是也只能求著分部相關業務人員拿入職信息表給員工填寫、拍照發到總部,先處理補發工資的事情。至於添加花名冊和人事檔案收集等工作,只能一直催。而且因為不清楚具體哪天入職的,辦事處的人也會記不清,總會來回溝通,或者扯皮。

2號員工管理功能有自動化的入職流程。員工入職變得很簡單。

通過2號子賬號功能(這個功能很重要,後文會詳述!)給各辦事處分配子賬號后,每次新人入職,只要給員工發送邀請,員工有空就會自己填寫,因為涉及到工資發放,一般都會當天就填好,信息會同步到系統。

入職資料可以現場拍照上傳,系統自動識別證件,也不需要後續的證件驗證工作,所以整個員工入職過程,最多三分鐘就完成了。

因為有了系統監控,哪個辦事處沒有及時辦理入職和上傳資料都可以很清楚的找到,公司將這個設置為罰款項,也沒有人再拖延辦理入職。

2. 人事異動狀態方便查詢,實現「人」與「事」的無縫銜接

總部HR往往會成為老闆的助手,然後調崗去業務或者升職,或者離職去做專業方向的HR。因此人事崗位更換頻率很高。

新人事進入公司,人事交接中,「事」很容易交代清楚是外貿公司很重要的一點是要搞清楚內部、尤其主要出口國-日本辦事處的人員調動、員工關係等「人」方面的關係,才能順暢的進行後面的工作。

以前是沒有條件給新人事講清楚這種人與人之間,以及員工自身的異動關係的。新人往往要經過半年才能在不斷碰壁中找到門路,也會很多HR堅持不下去離職,提高了人事崗的變動頻率。

2號人事部有人事異動記錄。公司人事異動記錄和個人都很方便能看到,並且可以自動生成組織架構,並根據異動實時變化,很容易看到「人」的異動關係和公司人員結構。

新人事到崗,可以通過查詢這些信息掌握員工崗位變化人員異動關係,從而了解更多很難直接傳遞的訊息。避免新人事碰壁和踩雷,很大程度提高工作和溝通效率,降低內耗。

公司人事異動:

員工個人異動:

公司個性化管理變得很方便

數據分析功能為個性化管理提供便利。

公司不大,其實用不到數據分析,甚至都不需要做年度彙報。

但是公司有很多老闆獨家特色的個性化管理,有些甚至並不完全符合政策的要求。

比如,有些福利只給入職五年以上的員工,新人入職不足多少時間,應付工資里要扣除公司部分社保金額等。

雖然人不多,但是來來去去的多,尤其人事也經常換,工作交接時會有很多表格,要互相找,和跟辦事處核對。但是依然經常出問題,經常會漏發相關福利,或者工資發錯。

老闆性格很細緻,這些事兒也會一一關注,因此經常恨鐵不成鋼地說「這麼點人,這點事兒都辦不明白」。人事處境很被動也很委屈,因為遠程管理真的很難把這些事完全搞明白。

2號的數據分析功能有個很重要的鏈接,每個數據分析色塊都可以點開,看到對應的人員。

比如要給五年以上的員工發福利,點擊5-10年的紅色色塊,就可以看到需要發放對應福利的人

然後在人事日曆中備註相關事項,到時會自動提醒,這項工作就變的十分省心。

3個月以下未轉正的員工,點擊「3個月內」藍色色塊,就可以看到對應人員,然後在薪酬版塊設置專屬的薪酬方案,匹配給相關人員,月底會自動核算。

財務和人事通過子賬號協作

以前核算工資,是人事先把各辦事處考勤收集匯總,反覆核對后,給到財務,財務核算薪酬后直接發放。

因為考勤收集過程可能會出差錯,財務和人事對接考勤也會有各種疑問,人事需要返饋給辦事處核實等,會浪費很多工作量。

而且財務有很多出口退稅等工作處理,做工資發工資難免會出錯,也根本沒時間給員工發工資條,每個月都會有員工懷疑自己薪酬有問題。為了搞清楚情況,人事要重新核對考勤,財務要重新核算工資。

2號的子賬號功能在這裡作用很明顯。

首先邀請各辦事處相關人員和財務加入子賬號,並設置對應許可權,防止薪酬泄露

月底各辦事處把自己的考勤情況和補貼情況上傳系統,自行與員工核對清楚。

系統自動測算薪酬,財務批量發放工資條。

員工在微信查看工資明細,一目了然,避免了不必要的懷疑。如果真的有問題,自己在辦事處核對考勤和津貼等信息,然後在反饋區反饋情況和問題,人事按照反饋處理HR和財務的工作都輕鬆很多。

客戶評價:

l 入職流程功能方便各辦事處及時辦理入職手續和總部監控人員情況,避免用工方面出現的薪酬漏發、社保斷交等問題異動記錄、組織架構功能,幫助新任人事了解工作事項以外的「人」的關係,實現「人」與「事」的無縫銜接

l 統計分析功能中,點擊對應色塊可以看到對應員工信息的設計,對於公司實現類似5年以上員工特殊福利和3個月內未轉正員工應發薪酬扣除公司社保部分,等各種個性化管理,不僅節省了查詢核對等工作時間,避免出錯它的意義還在於給員工一種方便即時、公司時刻關注到每位員工的感覺,真正實現這些管理的意義。

l 子賬號實現了總部人事、財務與各辦事處相互協作,總部統一監控的管理方式。薪酬功能簡化了最繁瑣最容易出錯的薪酬核算工作,簡化人事財務的工作,財務可以把更多精力放在進出口退稅、合同等工作上。工資條功能讓員工對自己的工資放心,可以專心去跑業務,避免負面情緒影響團隊業績

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