協作當道的職場，郵件依然重要，商學院教授教你發郵件的正確姿勢

編者按：隨著當今國際貿易飛速發展，商務信函作為傳遞商業信息的主要手段，發揮著重要的作用。專業的商務信函好比公司的形象大使，會給對方留下良好的第一印象，有助於打造成功的公司形象，加快業務拓展。本文編譯自Enrique Dans在LinkedIn上發表的題為「It』s time to rethink the corporate email」的文章。

與協作環境相比，商務郵件往來劣勢明顯、效率低下，但依舊是十分常見的職場溝通工具。這類公司一般工作效率極低，猶如一台笨重遲緩的機器。員工也時常會想，如果每一封郵件都要回復，這一整天也不用干其它事兒了。郵件往來扼殺了工作效率，也決定了該公司與時俱進的能力。

單獨考慮這一個「惡習」，問題好像並沒有那麼嚴重，但如果類似的「不良風氣」泛濫成災，形勢便會急轉直下。在許多公司里，濫用「抄送」，使郵件往來變成了一個「惡性循環」：越是位居高位的管理者，越容易將郵件抄送給更多的人。當電子郵件免責聲明、一系列晦澀難懂的法律聲明、保密協議和其它毫無價值的信息，全都自動附在郵件里，收件人便難以分清郵件內容的「輕重緩急」，事後也難以回想起一次重要談話的內容。

「電子郵件免責聲明」早已不再是什麼新鮮事兒了，對於這個話題的討論無數，普遍認為：是否具備法律效應，尚待商榷。實際上，在郵件底部附上「電子郵件免責聲明」幾乎沒有任何作用，只是那些「沒事找事」的法律顧問在「自導自演」罷了。它們除了佔用空間，並無它用，並且會給收信人留下了一種「過時」的印象。問問你公司的法務，為什麼每封郵件的底部都有「免責聲明」，如果他們告訴你，這是必不可少的，趕緊把他們給炒了，另尋他人吧。你會省下一大筆時間。

在對外通訊時，另一個慣常的做法便是「no-reply」郵件。也許是出於郵件營銷的目的，你給客戶發送了郵件，但郵箱地址卻是「no-reply」（提示收信者不必回復，回復了對方也不會接收，或者說也沒人負責查看）。但如果收信人對郵件內容很感興趣，或者想進一步諮詢一下，他們上哪兒找你？一言以蔽之，這是應當杜絕的陋習。

在郵件底部插入logo已經夠糟了，添加一堆「社交鏈接」，每個鏈接還另附圖片文件，更是令收件人苦不堪言。問題不在於所佔的空間，附上圖片文件，迫使收件人不得不接收一些毫無用處的信息，並且日後若想檢索、定位特定信息時，會造成一定的困難。正確的做法是，在郵件底部，以文本的形式，附上寄信人的聯繫信息（電話、地址等），但不要有任何圖片。

如果貴公司的市場部堅持認為，這個logo很「萌」，光是設計就花了不少錢，要求你一定要在各種場合上「秀」出來。告訴他們，拿出更好的點子，比如將這個logo紋在每位員工的額頭上。

電子郵件已經成為了我們與人交流的主要手段。由於「習慣」使然，一些壞習慣久久難以根除：沒有人質疑它們的實用性。在郵件往來時，我們要做到十分謹慎：不到萬不得已，盡量不要使用；若要使用，一定要迴避那些惹人厭煩、佔用時間的內容。無論何時何地，三思而後行，永不為過。

（36氪編譯組出品，未經允許嚴禁轉載。編輯：郝鵬程）

本文為作者原創，未經授權不得轉載