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這樣管理,讓你的效率提升三倍

這樣管理,讓你的效率提升三倍

人們之所以同時執行多項任務,並不是因為他們擅長這樣做,而是因為他們容易分心,難以克制自己去做另一件事的衝動。換句話說,那些最喜歡同時執行多項任務的人自制能力相對較弱,沒有辦法讓自己長時間集中精力。

你可能想說:你說的都對,但是我現在是做生意,不得不同時做一連串的事情,我的團隊要同時解決 5 個項目,我不得不保持競爭力,我必須應付。

這個時候,不得不提到,很多公司針對重要項目開展過大量的研究工作,這類研究之所以會這麼多,是因為他們每年都會浪費數百萬、數千萬甚至數億美元,而產品卻越來越糟。下面就是任務轉換造成的損失。

也就是說:如果你同時開展 5 個項目,那麼就有整整 75%的工作是浪費掉的,換句話說,這就相當於你的一天中將有 3/4 的時間是被浪費掉的。

這就是同時執行多項任務的代價。我們都生活在一個不得不這麼做的時代,別人對我們也會提出不同的要求,比如電話鈴響了,而且這個電話非常重要;孩子放學回家了;老闆走進了辦公室等等。但我希望大家能夠意識到環境改變是有成本的。這是確確實實存在的,你應該努力實現這種成本的最小化。

如果你正在處理一些複雜的事情,比如,正在寫報告、準備做陳述、開發一款軟體的一部分,或者準備出一本書,那麼在你的心裡就可能裝滿很複雜的事情。你必須考慮許多因素,記住自己完成了什麼,想要走向何方,可能會遇到什麼障礙。這些都是相當棘手的事情。如果你被別人打擾了,或者不得不快速轉到另一個項目時,哪怕只是一會兒,又會發生什麼?

你可以想象得到的結果就是,原本小心翼翼建立的思維架構就毀了,你可能必須花費好幾個小時的時間才能再回到原本的意識狀態。這就是代價。所以,你不要同時執行幾項任務,盡量減少時間的浪費。你可以關掉電話,在門上掛上「請勿打擾」的牌子,然後集中精力逐一解決掉手上的事情。

工時越長,效率越低

麥肯錫當時的公司文化是每周工作七天,如果你不工作那麼久,公司就覺得你沒有干好自己的本職工作,沒有對團隊做出貢獻。

當時由於宗教信仰,一位員工每周只工作6天,但是他注意到一件事:雖然他的工作時間比較少,完成的工作量卻比別人多,他決定嘗試每周只工作5 天,這次他發現自己做的事變得更多了。他告訴老闆,工作時間太長,做的事情反而會減少。老闆對這樣的想法滿腹狐疑。減少工時?那不就是在偷懶嗎?

這時候,麥肯錫的工作壓力太大,一些無法接受的員工便選擇了辭職。老闆注意到工作效率與工作時間的對比發生了變化。延長工時不能繼續增加產出了。有一天,他把我拉進他的辦公室,在一塊白板上畫出了一幅曲線圖。

縱軸代表著工作效率,橫軸代表著每周工時。效率最高時, 每周工時略少於 40 小時。獲得這種數據之後,麥肯錫老闆開始讓員工早點下班。

值得驚喜的是,麥肯錫公司團隊引入敏捷管理方法之後,工作效率提高了 25%~35%,後來公司發現員工的實際工作狀況,竟高於他們自己口頭描述的工作狀況,整個公司幹勁十足。

加班加點地工作不是敬業的標誌,而是失敗的標誌。他讓員工早點下班,不是想讓他們過一種平衡的生活,而是因為他們會完成更多的工作。因此,不要加班到深夜了,也不要周末加班了。休假的時候,公司希望他們安心度假,不必查看電子郵件,也不必過問辦公室的事情。該公司的思維方式認為,如果一個團隊的領導者在休假時還要確保辦公室一切正常,那麼這就說明他沒有管理好自己的團隊。

就算是同一個人,在生命中的不同時刻,曲線也會有所不同。麥肯錫老闆說:「我發現,隨著年齡漸長,並且隨著社會角色的變化,我的效率的最高點和20 年前的自己相比,已經落在工時較短的地方。」

所以,你每天能做的明智決定是有限的,做出的決定越多,就越會耗損自我控制能力,然後你就會開始一路犯錯,最後犯下嚴重錯誤。正如馬克斯韋爾繪製的曲線所示,這些不良決定將會影響到工作效率。因此,你應該在5點就下班回家,周末關掉手機,看場電影。適當減少一下工作時間,你反而能做得更多、更好。

敏捷管理方法要求參與者摒棄那種只衡量工時的思維,因為工時只代表著一種成本。相反,我們應該更多地關注產出。為什麼要關注一個人用多久才完成一項任務呢?只要關注完成任務的速度和質量就足夠了,這才是唯一重要的事情。

避免這些現象加重你的工作負擔

敏捷管理中的工作是有節奏的。每一個迭代期,或者說每一個衝刺期,都要完成很多事情。但是「完成」意味著任務徹底完成。如果在迭代期的最後,事情只做了一半,你將比一點都沒開始做更糟糕。你花費了資源,付出了努力和時間,最後沒有得到任何成果。

另外,如果我們沒有在發現問題之後立即改正,而是拖延到未來的某個時間去解決,就會花費更多時間。當你在做一個項目的時候,大腦專註於它,你很清楚做某件事的所有原因,這時你的腦子裡存在一個與之相關的複雜架構。想在幾個星期後重新建立這樣的架構十分困難,你必須先想起你在做決定時考慮的所有因素,必須重新建立促使你做出該決定的思考流程,再度成為當時的自己,把自己拉回到已經不復存在的思維里。做這些動作都要花費時間,而且還是更長的時間,是你在發現問題時立即改正所需時間的24倍。

還有四種現象浪費會延長人們的工作時間,加重工作負擔。

第一種不合理現象是「目標荒謬」。你可以給你的團隊制定一些富有挑戰性的目標,促使他們創造更多成果,但不能制定一些荒謬的、不切實際的目標,這樣只會徒徒浪費時間和資源。

第二種不合理現象是「期待過高」。你是否經常聽到有人誇耀自己的英勇行為拯救了某個項目?通常,別人往往會用拍拍他的肩膀、歡呼或祝賀作為回應。我認為這是工作進程中的一個根本缺陷。如果一個團隊經常依賴某個「英雄人物」才能趕在截止日期之前完成任務,就說明這個團隊平時並沒有按照應有的方式開展工作。不停地從一個危機過渡到下一個危機會讓人筋疲力盡,團隊也不可能實現合理、持續的改善。

第三種不合理現象就是「負擔過重」。這類現象包括公司的規定過於煩瑣,妨礙了工作;沒必要的彙報。導致員工為了填表而填表;沒有意義的會議耗費了時間,卻創造不出任何價值。

還有第四種不合理現象,即「情緒浪費」。在一個公司裡面,只要存在一個令人討厭的人,就會造成這種情緒浪費,因為這個人往往傾向於激怒別人,導致別人陷入狂躁。這種人通常宣稱自己只是在竭力幫助別人更好地工作,以此為自己的行為找到合理借口,其實它們只是在放縱自己性格中的一些消極方面,這種人最擅長削弱一個團隊實現卓越業績的能力。

不要做一個令人討厭的人,而且也不要允許、縱容或容忍別人成為這種人。

作者:吳璐璐,來源:正和島

轉載鏈接:http://www.managershare.com/post/352456

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