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公文寫作如何寫得又好又快?

公文寫作如何寫得又好又快?

公文

寫作不像文學創作,可以通過生活實踐,或運用豐富思維去長時間的「陳釀」,通常需及時快速地完成,有追求應用時效性之要求。尤其是在各級領導機關表現的更為突出,各類公文要麼不要,如果要就往往是要得快、催得急,文秘人員常常是加班加點開夜車,挑燈披星熬通宵,結果大多是難以快速地保證質量地完成任務,不僅有的累壞了身體,還得挨批評,常使工作陷入被動,甚者則難以在機關立足。那麼,該如何提高公文寫作速度呢?筆者認為從以下幾個方面入手可為公文寫作提速。

領會意圖,及時把握公文寫作的方向

公文寫作通常都有一定的目的和意圖,這種目的和意圖領導或交待的很清楚、或不甚明了,且多是原則性地指點或粗線條地勾畫。動筆前準確領會領導意圖,防止所寫公文脫題離綱,文不達意,是提高公文寫作速度的關鍵一步。

要分析清楚要素。起草公文首先要考慮行文目的。要分析清是向上級彙報還是向下級講話,是內部交流還是公開發表;其次要明確格式和文體。要弄清是上行文、平行文,還是下行文,還要弄清是請示還是報告,是彙報還是總結,是演講稿還是講話稿等等;最後還要確定人稱用語。公文是以第一人稱寫,還是以第三人稱寫,都要及時與領導溝通好、商定好,防止「失之毫釐,差之千里」,真正做到有的放矢,心中有數,少走彎路。

要符合領導風格。「蘿蔔青菜,各有所愛」,撰寫公文除要求實事求是、語言規範外,還需符合領導的辦事風格、語言特點,不同的領導講同一問題卻有著不同的風格,撰寫公文的語言特點、風格自然也不相同,喜直來直去的,則要用原汁原味的土話,實實在在地去寫;愛生動文雅的,則要形象生動地、風趣幽默地作準備;好談古論今的,則需引經據典、文言詩詞並用,越古越有味道;同時還要注意控制篇幅的長短,該長則長,該短則短,力求使所撰寫的公文符合領導的「口味」、對領導的脾氣,達到快速過關之目的。

要進行換位思考。文秘人員在起草公文時需快速進入角色。首先要把自己沉入到聽眾中去。從受文對象、發送範圍切入,依聽眾的職業特點、思想狀況及平時所掌握的信息,認真分析聽眾的心裡,準確判斷他們想聽什麼、需要什麼,尤其是聽眾迫切想知道和急需想解決的問題,更要想周全、寫到位;其次要站在講話領導的角度上。從基本觀點、解決問題入手,依領導的工作方法、思維習慣及單位近期工作動態,認真分析全局的工作,準確判斷出單位目前需解決的問題和要實現的目標。兩者相比,從中找出共同點去撰寫公文,實現公文表意達到共鳴之效果。

積累資料,全力打牢公文寫作的基礎

公文寫作常被比喻為「來料加工」,這個來料就是日常積累的資料,資料全面詳實的程度直接決定著加工出來的「產品」的合格率,文秘人員不但要勤收集資料,還要善於積累資料,「巧婦難為無米之炊」說得就是這個道理。

要積累單位的資料。對單位資料的積累要儘可能地做到全面詳細,要有正面的,還要有反面的。一要積累單位的歷史資料。如單位的組建過程、名稱變更、隸屬關係、發展過程、組織沿革、人事變遷、重大事件等;二要積累單位的公文資料。如單位歷年的工作總結、工作要點、會議紀要、典型材料、重點工作、中心任務及當年的工作指標、工作要點、重大事項安排等;三要積累單位的數據資料。如單位的編製實力、現有實力、生產規模、完成指標、出口創匯、佔地面積等。這些資料是公文寫作不可或缺的重要資料。

要積累駐地資料。首先要收集駐地的地理資料。如地理分佈,氣候特點、人口數量、區域劃分、縣市設置、經濟特色等;其次要收集駐地的節日資料。如當地的解放日、民俗日、重大工程項目慶典日等活動的信息;再次要收集駐地的人文資料。如文物古迹的歷代演變、名川大山的來歷傳說、歷代名人傳記、現今的旅遊狀態等。這些資料在一些公文中可作為有力的論據,也可為作為公文添彩的文眼。

要積累時事政策資料。要及時收集黨和國家出台的方針、政策及法律、法規,也要收集上級單位出台的相關政策、法規;要及時收集黨和國家號召學習的先進典型的事迹材料,也要收集本單位、本行業的先進典型人物事迹;要及時收集黨和國家為本行業提出的發展方向,也要收集本單位超前發展的理念、層出不窮的新鮮辭彙。這些資料皆可在一些公文中直接引用或套用。

模仿範文,快速打造公文寫作的精品

模仿範文進行公文寫作是公文寫作者入門的有效捷徑,也是提高公文寫作速度、出精品的必然之路,正如古人所言:「熟讀唐詩三百首,不會作詩也會吟」,更何況我們每一個人都不可能有大文豪、大作家那樣登峰造極、出神入化的手段。

模仿固定格式的公文。公文在長期的使用及不斷的演變和規範過程中,漸漸形成了固有模式和一些特殊要求,其中部分公文還具有了相對固定的格式,如命令、通知、請示等,這類公文有著固定的開頭用語、過渡用語及結束用語,這些用語就像組成了一個雕刻精細的書架,只要隨時填入相應的內容就可完美無缺。對於這類公文的寫作我們完全可以套用那些語言組織精練、結構嚴謹的現成公文來快速「移植」成文。

模仿單位高手的公文。所謂高手就是單位的「大筆杆子」,他們在長期的公文寫作實踐中,積累了豐富的寫作經驗,具備了較深的理論造詣,且單位的一些公文皆是其殫精竭慮、廢寢忘食的結晶,具有極佳的形式和模式,堪稱範本;同時,單位的大筆杆子還十分熟悉本單位領導的特點和習慣。向他們學習,可以迅速掌握公文的起草程序、格式規範、處理過程;模仿他們的公文,可以快速領會公文的寫作要領、技巧處理、寫作要求;另外,還可了解領導喜歡的公文風格及對公文要求的習慣。對此,要悉心學習、仔細揣摩、借鑒掌握,消化吸收成為自己的東西,努力實現公文寫作的跨躍式升級。

模仿名人大家的公文。魯迅講:「凡是已有定評的大家,他的作品,全部就說明著『應該怎樣寫」,這就有力地為我們模仿公文寫作指明了方向。當然,名人大家的公文因年代、歷史等原因在格式上不一定符合現代公文的要求,但其行文的語言與文風依然耀眼奪目,是公文寫作模仿的重點,要模仿他們簡明質樸不枯燥,新穎生動不浮華,簡潔精鍊的語言;要模仿他們內容充實不冗長,文章短小不空洞,嚴謹規範的文風。

行文至此,還需要說的是公文寫作是一種綜合能力的反映,需要公文寫作者具有較高的綜合素質,更何況我們做任何事情都不可能一蹴而就。因此,在掌握一定的公文寫作捷徑與技巧的基礎上,還需要公文寫作者勤學習、苦筆耕,厚積薄發、天道酬勤,只要以鍥而不捨的精神,頑強的毅力堅持不懈,久而久之,駕馭公文寫作的能力就會逐步形成。

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