電腦文件整理費時費力？用Excel輕鬆又高效！

2021/12/25

我相信小夥伴們都看過很多關於文件整理的文章，但是裡面有沒有試過用 Excel 來管理我們的文件呢？

那麼今天這篇文章會告訴你數據透視表在文件管理裡面能發生怎麼樣的效用，相信這是讓你腦洞大開的一篇文章！

實際工作中，製作表格，可能會碰到各種各樣的需求。有些需求，如果沒有真正碰到過，根本沒法想象。但是，碰到了，你就得想盡辦法去解決問題。

這就是一個典型的文件管理問題。經常要管理很多檔案、商務文件的小夥伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的 3 個妙招，一併解決如下各種文件管理難題：

如何為文件清單快速添加分類信息；
如何快速統計不同類別的文件數量；
如何批量創建帶超鏈接的文件目錄；

最後還有一個高效小工具，記得去查收~

下面是有一份文件清單表，需要給不同類型的文件添加分類名稱：Excel / PPT / 電子書等。

動圖中的操作要點：

❶ 插入標題行后打開篩選器；
❷ 按文件名篩選，輸入包含的字元；
❸ 選中擬輸入分類的區域；
❹ 輸入分類名稱；
❺ 按【Ctrl+Enter】批量填充到選中區域。

小知識

篩選-選中-輸入-【Ctrl+Enter】，是 Excel 中極其常用的一個組合拳。用來按條件篩選並批量修改數據。

在文件列表中，想查看某個類別下有哪些文件？利用篩選功能，輕輕鬆鬆實現。例如，查看所有 PPT 文件清單：

動圖中的操作要點：

❶ 選中第一行，按下快捷鍵【Ctrl + Shift + L】，快速打開篩選器；
❷ 點擊 B2 單元格【備註】的下拉菜單，選擇篩選的文件備註。

小知識

篩選是 Excel 中最為常用的一個關鍵技術。看似簡單輕巧，用法非常豐富，案例中的方法僅僅是冰山一角。

想知道哪一類文件數量的多少？只要隨隨便便一拖就能統計出來：.

動圖中的操作要點：

❶ 選擇任意一個數據
❷ 在【插入】選項卡中，找到並點擊【數據透視表】
❸ 把【備註】拖動到【行】區域，把【文件名】拖動到【值】區域

統計完成！

小知識

只要有分類名稱，利用數據透視表就能實現快速分類匯總統計。無論你的數據是 1 行，還是 10000 行，都只需要 1 秒。數據透視表是 Excel 中最具殺傷力的核武器。

有超鏈接，點擊就能直接打開相應的圖片、照片、文檔等文件。怎樣在 Excel 表格中批量創建超鏈接呢？需要用到一個 HYPERLINK 函數。

動圖的案例中涉及的關鍵操作：

❶ 在 C2 輸入了如下公式：

=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")

❷ 向下填充公式，點擊 C 列「鏈接」就能查看對應文件。HYPERLINK 函數的結構如下：

因為鏈接地址是根據 A 列的文件名動態計算的，所以填充公式后，會鏈接到對應的文件上，點擊生成的鏈接也就能夠查看對應的文件了。

是不是超酷炫的！

小彩蛋

拉登大叔還有一副秘制的藥方，從提取文件清單（包括子文件夾中的文件）到 Excel 表，到創建超鏈接一步到位！

小夥伴們，沉迷於手工重複性操作是病！得治！

本文為作者原創，未經授權不得轉載