HR都應該學會的時間管理技巧【精華版】

如何才能最高效地利用時間？

關於這個話題，網上會有無數的課程，無數的公眾號文章，試圖傳授給你種種技巧（我自己也寫過不少）。實際上，光是把這些技巧全部列出來，可能都要花上不少時間。

但是，你是否會覺得：學了這麼多技巧，還是不知道應該怎麼做？

這是很自然的。很多時候，選擇太多，還不如沒有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難症患者，有一套一以貫之的心法，就已經足夠了。

所以，我今天打算一勞永逸。

我將無數的時間管理技巧，總結歸納成了這套「12345法則」。

掌握這套法則，不客氣地說，90%的時間管理內容，基本都不用再看了。因為它們的核心，都離不開這套法則。

我自己就是這套方法的踐行者。這幾年裡，得益於它的幫助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享給大家。

這套法則，其實沒有什麼新奇的地方，大多數都是非常經典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實有效。任何一個人，經過一段時間的練習，都可以掌握，並應用到自己的生活和工作中。

下面詳解。

1：一件事情

簡而言之：任何時候，在一段時間內，只做一件事情。

這是這套法則的核心。

很多人在工作中，習慣讓思維不斷地進行跳躍。寫一會報告，刷一下網頁，查一下資料，收一下郵件，做一下數據，回應一下客戶，再回去貼圖表…… 諸如此類。

更常見的，是一邊開著微信客戶端聊天，一邊工作。我想，絕大所數人，都有這個習慣。

這樣的後果是什麼呢？你永遠都沒有辦法，獲得真正的「專註」。

而專註，是這個時代最可貴的一種特質。

我們這個時代，有太多的信息和誘惑，每個人都非常焦慮。焦慮什麼呢？焦慮於一種對信息的「不安定感」。

我們時刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們越是擔心：

• 我是否錯過了什麼信息？

• 有哪些信息需要我去處理？

• 如果我沒有處理，會不會產生什麼後果？

其實，我們每天接收到的信息，99%，都是無關緊要的。

最重要的是什麼？就是你手上正在做的事情。

專註把每一件事情做好，才是最重要的品質。

因為，定義一個人社會價值的，永遠是他的產出。把一件事情做到100分，勝過把一堆事情做到80分。在商業社會上，「完美」跟「合格」之間的差異，很多時候是數以百倍計的。

但是，投入在一件事情上面久了，很容易產生兩種心理：一是對於結果和預期的不確定，二是長時間缺乏反饋的空虛感。

這兩種心理，會迫使我們，去尋求更短期、能夠獲得即時反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。

如果你受制於這種心態，你就很難真正把任何事情，做到100%的極致。

而這，也正是「優秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。

2：2個步驟

當你有一個新任務需要去做時，不要著急下手，按照這兩個步驟去做：

1）思考：它能夠在一兩分鐘內快速完成？

2）行動：如果可以，立刻著手完成它；如果不行，把它記下來，安排時間去做。

舉一個最常見的場景：

你專心工作了半小時，終於告一段落。停下來，打算休息5分鐘，再著手去做下一項任務。這時，你打開微信，發現同事問了你一個問題，希望你給他傳一份資料，你應該怎麼做？

最好的方式，是先思考：幫他找這份資料，需要花費多長時間？

如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他；

如果比較麻煩，需要整合，需要從多個位置尋找，那麼，回復他：我現在比較忙，一會有空了再弄。然後，把這件事情記在清單上，等有空的時候再去做。

這個原則的目的是什麼呢？避免我們的計劃受到干擾。

很多人會有一種感受：明明制定好了每天的計劃，但是一天下來，總覺得自己什麼都沒幹，待辦清單上面滿滿的都是「未完成」。

為什麼？很簡單。因為我們一整天的時間，都在處理「應急的事情」和「別人的事情」。

我們制定的計劃，不可避免的，總會受到干擾。如何最大化地保證計劃的效果，降低干擾？

這就需要插入這兩個步驟：對所有干擾進行快速預判：是立刻執行，還是寫到計劃裡面，等待下一步去執行？

然後，再按照預判結果去行動。

具體的標準以多久為宜呢？建議是以2分鐘，作為「立刻去做」和「規劃去做」的一個界線。

它能夠實現這麼一個平衡：既可以把細小的瑣事儘快搞定，避免別人等太久；又可以避免計劃中斷，一直忙於應對外界的影響。

其實，延伸來講，任何事情，都需要兩個步驟：「思考」和「行動」。

如果對於一項任務，我們判定它超過2分鐘，需要另外安排時間執行 —— 那麼，我們可以再次對它進行分析：這個任務，是可以立即執行，還是需要先進行思考和規劃，然後再執行？

如果是後者，我們就可以在清單上，為它留出思考的時間，和執行的時間。

然後，再在合適的時間，按照我們的安排，去完成這項任務。

3：三個清單

在第二點中，我們記下來的任務，如何呈現在清單上，如何給它們安排合理的時間段？

所有的任務，都可以分成三大類：

1）可以明確執行的（Action）；

2）需要進行思考的（Focused）

3）簡單，瑣碎，不重要的（Dessert）。

第一類，盡量留出一整段時間專註去做，屏蔽一切干擾。每段時間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態非常好，注意力極其集中，也可以適當延長。

第二類，在你完成一個任務，覺得疲勞，需要放鬆和休息的時候去做。這樣，可以激活大腦不同的區域，讓負責執行的部分得到休息，同時維持大腦的活躍和動力。

另外，也可以放在碎片時間去做。例如，我常常會把「撰寫文章」分解成多個部分。像「思考結構」「尋找選題」「尋找切入點」等等任務，就會放在平時的碎片時間裡（比如乘車，步行，吃飯），利用這部分閑暇去做。一來節省時間，二來也可以把這部分時間利用起來，不至於浪費。

第三類，在自己狀態低落，情緒消沉的時候去做。

一方面，可以見縫插針完成這些事項，另一方面，也可以通過不斷積累「成就感」，讓自己迅速擺脫低落的狀態，快速進入狀態。

這裡也提一個很常見的問題。

有讀者問：看過很多講時間管理的文章，有些會說，優先做最困難的事，這樣後面會更順手；有些會說，優先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態得到提升。究竟應該先做什麼？

這其實需要看你的狀態。

如果你狀態高漲，精力充沛，那最好按照「Action」裡面的清單，按照優先順序，先全力以赴解決最困難的事情。這樣，就算後面什麼都沒做，你這一天也不至於浪費。

如果你狀態不佳，那就從簡單的做起，先把「Dessert」裡面的事項搞定。以期快速恢復狀態，去做「Action」裡面的任務。

利用好這套「AFD清單」，可以讓每一天的時間，得到更加合理的利用。

4：四個象限

寫在「Action」和「Focused」裡面的事項，應該按照什麼順序去做呢？

這裡需要用到一個非常經典的技巧：四象限法。

簡單介紹一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個維度進行分類。

於是，我們就會得到四個象限：

重要且緊急；重要不緊急；不重要但緊急；不重要且不緊急。

接著，再根據這四個象限的內容，安排不同的應對策略：

1）重要且緊急的事優先去做。

它們應該被寫在「Action」中，有明確的執行步驟和標準，可以立刻行動，不需要經過思考。

2）重要不緊急的事，每天安排固定時間去做。

它們有兩類。一類是每天堅持的習慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應該寫入「Action」，並有明確的執行步驟和方式。

第二類，是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務。這一類，應該處於「Focused」之中，通過安排碎片時間思考，對它們進行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉移到「Action」，並設定好具體的執行步驟和時間。

3）不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

這一類事情，包括回應，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做（也就是對他來說是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結果為先，快速落地，不要在上面花費太多時間。

4）不重要且不緊急的事，不要去做。

這種事情，除了浪費我們的時間，沒有任何價值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

5：5分鐘

當你即將動手去做一件事情時，告訴自己：

什麼都不要想，先做5分鐘再說。

理想情況下，當你去執行「Action」裡面的任務時，你應該事先已經對它做好了規劃：該做什麼，怎麼做，按什麼步驟做，需要什麼資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。

但實踐中，很多時候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。

—— 這其實是最浪費效率的做法。

很多時候，明明確定好的任務，也許就在你反覆思考的過程中，不知不覺被拖過了時間。

你會驟然發現：怎麼這就下午了？我還什麼都沒做呢！

這也是許多拖延症患者的癥結。總是對一件事情抱著種種疑慮和擔憂：我要是做不好怎麼辦？會不會產生什麼問題？是不是還會有更好的方法？諸如此類。

但其實，我在前面已經提過：大多數的任務，都需要經過兩步：思考和執行。執行的時候，不要再花時間去思考 —— 這是「思考」這一步裡面，應該完成的事情。

還是以撰寫文章為例子，講一下。

假設我把「撰寫文章」分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點。執行部分，Deadline為5號晚上24點。

那麼，當時間走到4號晚上24點的時候，即使我覺得還有幾個地方不夠完善，也得在這裡停下來。因為，我留給自己思考的時間已經到極限了。如果再花時間去思考細節，就會導致後面的「執行」被拖延 —— 我就沒法在5號晚上24點前完成這篇文章了。

同樣，當我結束思考之後，下一步，就是把之前思考的內容，組織成文 —— 這是「執行」的環節。在這個環節，即使自己不夠滿意，也不要再花時間去反覆思考，這樣只會導致計劃被打亂。

所以，避免這種情況，最好的方式，就是始終保持這種習慣：

當需要「執行」的時候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。

人是一種很奇怪的生物，當你開工之前，你會猶豫、躊躇很久；但當你開工之後，你就很難停下來了。因為「契可尼效應」的存在，如果你停下來，你的心裡會始終挂念著這件事情，從而降低你在其它事情上的投入狀況。

所以，這也是消滅拖延症的最好方法：不管三七二十一，先行動了再說。

用行動倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。

最後，複習一下這套「12345法則」。

當然，這套法則，只是一套心法，實踐操作中，也許還會有很多問題：如何分解，如何規劃，如何分析，如何思考……等等。

畢竟，學會管理時間，讓自己的時間效益最大化，是這個時代的我們，最基本的「自我增值」技能。

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