文檔管理系統的前世今生

文檔管理系統的定義

文檔管理指文檔、電子表格、圖形和影像掃描文件的存儲、分類和檢索。每份文檔均具有一個類似於索引卡的記錄，記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應用程序類型之類的信息。

文檔管理系統的誕生背景

自計算機在各行各業被廣為應用以來，技術成本的下降促進計算機設備的應用，為企業信息化提供了條件。電子文檔以其獨特的優勢取代了高成本、不利於保存的紙質文檔。由此，也給文檔管理提出了新的要求。文檔對企業和員工來說都是很重要的資產。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置，當員工、客戶、合作夥伴和供應商需要一些資料時，卻發現很難找到所需，集中管理如此盤雜的文檔勢必非常困難。在企業管理中，機密文件很難得到有效的保護，各部門間難以協同辦公，重新開發利用知識資源十分困難。由文檔管理引發的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進度，文檔管理儼然成了阻礙企業發展的絆腳石。

在企業管理中往往會出現各部門之間不能協調辦公，相互配合的現象，這是因為每個部門都有自己的工作要做，當自己正在工作時，其他部門來調閱文檔或找資料，即影響正在做的工作，又很難保證快速找到所需的文檔和資料。因為這些文檔、資料都保存在文件櫃里，但具體在什麼地方，可能是個問題。如果有時間，當然可以幫忙找到，但正在工作的話，恐怕為了快速完成自己的工作是不會願意抽出時間來幫助找的。而本部門文件櫃中的有些資料可能是需要高度保密的，也就不允許他們自己找了。這樣下去，各部門之間就會產生矛盾，就會出現相互不配合的情況。

在企業經營過程中可能會發生某業務人員的離職或死亡等意外情況。這個人的離職往往會給企業帶來很大的損失，因為客戶往往是掌握在他們的腦子裡，他們的離職不僅是人走了，而且是將他與這個客戶之間的資料也帶走了。新業務人員或其他人員根本就不知道他當初是如何和客戶做得業務，以及更不知道客戶的關鍵負責人是誰等。新業務人員對客戶是一無所知的，因此新業務員要麼根本就無法和客戶進行再次合作，或者說在短期內不能和客戶進行良好地合作。

文檔管理系統的發展歷史

• 第一代文檔管理系統起源於上世紀60年代末期，主要用於財務領域中的薪資計算，用戶極少。

• 第二代文檔管理系統始於上世紀70年代，首次將文檔管理概念引入到非財務領域但是尚未形成文檔管理的系統理念。

• 第三代文檔管理系統興起於上世紀90年代全面利用了資料庫、客戶端/伺服器、網路等技術，擁有完備的文檔管理理論支撐，從戰略角度看待企業文檔管理規劃。

企業文檔管理系統的收益

• 避免公司機密文件的擴散及流失，有效地管制 ISO 文件的進出

• 增強辦公協同，保證流通中版本的一致性

• 減少查閱時間，根據關鍵字方便檢索

• 降低辦公費用，避免重複複印

• 增加企業管理透明度，申請人可全盤掌握審批流程

• 極大減輕了文管人員的作業負擔，使文管人員對公司核心文檔進行更好的管控。

典型的文檔管理系統功能

一個典型的文檔管理系統示意圖如下：

• 在線管理企業文檔

• 文檔自動分類保存

• 文檔加鎖 / 解鎖

• 文檔共享

• 在線編輯文檔

• 文檔更新自動通知

• 文檔打包壓縮下載文檔保護及安全

• 單一賬戶登錄

• 使用用戶組管理用戶許可權

• 用戶操作日誌

• 在線文檔備份

• 允許上傳任意文檔類型和大小，可設置

• 郵件發送編輯用戶組

• 編輯用戶賬號