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如何用excel提升工作效率? | 技術派

如何用excel提升工作效率? | 技術派

編輯:毛秀文

律師們習慣了使用Word處理文字和文檔,對Excel滿屏的表格便有一種天然的排斥。事實上,Excel表格的恰當使用可以為律師工作提供極大的便利,而訴訟圖表技術也因這個工具的有效參與多了很多生趣。

今天,整理了兩位優秀律師的經驗談,與您分享Excel在律師工作中的兩大妙處。

文/張健 大成(福州)律師事務所高級合伙人 微信號「法悟」

鄭瑋 天同律師事務所出庭律師 微信號lawyerzhengwei

一、用Excel梳理案情

律師在處理案件時,主要工作就是通過證據核查案件事實,然後從諸多事實中提取案件線索,發現新的事實或找到認定錯誤的事實。

因此對律師來說,對收集的證據或事實按不同關鍵詞進行排序,通過不同的排序完成上述的任務至關重要。

你是否習慣了在word上辛苦排列?其實Excel就是實現上述排序功能的最好工具。

Excel可以一鍵實現如下排序功能:

1.將證據和事實按時間順序進行排序;

2.將證據和事實按關鍵詞排序;

3.將證據和事實同時按關鍵詞和時間順序進行排序。

而完成排序功能只需要了解以下兩個按鈕

1.設置單元表格類型按鈕

Excel能對同一行或同一列中的相同類型的數據進行排序,所以在對案件數據進行排序前,首先要對同一行或同一列中的單元表格的數據類型依據案件需要進行定義。

按如下方式找到設置單元表格按鈕:

(1)用滑鼠選定擬定義數據類型的特定行或特定列。例如:選定A列時,應當先將滑鼠放置在該列的列首的「A」處,然後點擊滑鼠確定,該列即就被文本框選定且該列同時變色以示被選定。如下圖:

(2)在選定特定行或列后,同時點擊滑鼠右鍵,然後出現如下菜單,然後在該菜單中選定「設置單元格格式」。

如下圖:

(3)點擊「設置單元格格式」后便出現如下菜單,在該菜單中依據案件需要,選定所需的數據類型,然後點擊確定,該行的數據類型即設置完畢。

例如:將A列的數據類型設置為「日期」格式。先點擊「設置單元格格式」中的「日期」,之後出現一個子菜單,然後依據需要選擇如子菜單中的「2001/3/14」,最後點擊「確定」按鈕即可設置完畢。

在該列的任一單元表格中按「2001-03-14」的錄入格式錄入日期后,就自動生成「2001/3/14」的顯示格式。

2.排序按鈕

(1)按上述要求將單元表格的數據類型確定好,就可以對某特定行或列中的數據按設定的要求進行排序。排序分為「升序」和「降序」兩種。

如果數據類型是日期或時間,升序排列則是由早到晚,降序則是晚到早;

如果是數值,升級是由小到大,降序則是大到小;

如果是文檔,按首字的字母排序,升序是則A到Z,降序是由Z到A。

(2)排序按鈕見下圖:

(3)排序方式:

A.升序排列:

先選定擬排序的特定行或列,然後點擊上述的排序按鈕右邊的黑色三角,就會彈出如下菜單,然後點擊「升序」按鈕,就可以實現對選定的特行或列的單元表格按升序排列。

B.降序排列:

先選定擬排序的特定行或列,然後點擊上述的排序按鈕右邊的黑色三角,就會彈出如下菜單,然後點擊「降序」按鈕,就可以實現對選定行或列的單元表格按降序排列。

3、實戰演練

(一)案例:要求對當事人提交的證據以及案件事實進行梳理

當事人王某按如下順序提交了證據:

1、2013年6月17日張某出具給王某借款100萬元的《借條》;

2、2014年5月10日王某向劉某銀行賬戶轉款100萬元的轉款憑證;

3、2014年12月31日張某和劉某共同向王某出具的200萬元欠款的《還款協議》;

4、2013年6月16日王某向張某銀行賬戶轉款100萬元的轉款憑證;

5、2014年5月12日劉某出具給王某借款100萬元的《借條》。

(二)用Excel梳理的流程

1、先行對當事人提交的證據進行頁碼編製,以對該證據材料的順序進行固定,防止證據的重新整理而打亂了當事人對提交證據的管理順序。

2、依據案件需要設計Excel表格架構:

(1)表格內容包括:序號、日期、證據名稱、證明對象、頁碼、關鍵詞

(2)將上述的表格設計錄入Excel,見下表:

3、定義每類數據的類型:序號、證據名稱、頁碼和關鍵詞均定義為「常規」即默認類型;日期定義為「日期」。

4、按各類型數據的規定格式,將全部證據信息錄入Excel表格,見下圖:

5.選定B列,即「日期」列,然後點擊排序按鈕右側黑色三角,選定「升序」排列。這時候就出現一個提示欄,點擊確定,就完成了排序操作,此時當事人提交的證據即按形成日期的先後順序進行了重新排列。

完成上述排序的先後操作如下:

6、完成「日期」的「升序」排序后,再選定「關鍵詞」並按「升序」進行排序。這樣就可以實現所有「關鍵詞」按從A至Z的順序排列,並將所有關鍵詞相同的項目歸集在一起,且同一關鍵詞項下的證據實現了按時間先後順序進行排列。

排序效果如下圖:

二、巧用excel做利息計算器

您是否習慣了掰著手指頭算天數及利息,只需要按照以下六步來做,excel表格就可以幫您擺脫「不能成為千手觀音」的苦悶。

1、先在第一行前六個格中,依次輸入所有項目的名稱:「本金金額」「起息日期」「結息日期」「計息天數」「利率標準」「利息金額」,如下圖所示。

2、選擇B、C兩列,右鍵-設置單元格格式-「數字」標籤欄-選擇日期-點擊確定。這一步是把這兩列的格式設為日期,為此後操作方便。

此後在B、C列輸入日期,如「2014-8-4」,就會自動被識別成日期,顯示在格中就會變成「2014/8/4」。

3、在D2單元格中輸入「=C2-B2+1」,出現了什麼神奇的效果?對,這一格的數字就是起息日到結息日之間的天數,再也不用一個月一個月的數著手指頭算了!

提示一下,如果起息和結息兩天都計算利息,就要「+1」;如果其中有一天不用計算,則不用「+1」,直接輸入「=C2-B2」就可以了;如果頭尾兩天都不計息,那麼還要再「-1」,就是「=C2-B2-1」。

4、在A2中輸入本金金額,如「123456789」,如果需要千位隔斷符,可以在數字樣式中點擊「,」(千位分隔樣式),各種數字就會變成「123,456,789.00」。

5、E2中輸入利率標準(日利率)。如遲延履行利息目前的利率標準為「日萬分之一點七五」,換算成百分制就是0.0175%;如果計算其他利率,注意要換算成日利率,一般而言,日利率=年利率/360(這是銀行的計算方法,不是除以365喲~),比如年利率是6.5%,那麼在這格中就輸入「=6.5%/360」,就直接換算成日利率了。

是不是發現明明輸入的是「0.0175%」,顯示卻變成了「0.02%」?其實,這是Excel比較智能(或者說「軸」)的地方,自動四捨五入了。

只要在「數字」格式中選擇「增加小數位數」兩次,就能重見「0.0175%」了。不過即使不調,也不會影響計算結果,Excel後台都用小本本記著呢。

6、最後一步啦。在F2格輸入「=A2*D2*E2」,回車!結果出現!撒花!

分段利息計算

除了計算遲延利息外,Excel最大的好處,是對分段利息的計算。

有時候,由於本金變化或者利率變化,必須要分段計算利息,原來小編的同事也是拿著計算器吭哧吭哧算半天,如果算錯了一個數字,根本檢查不出來,恐怕還要重新算過。

根據上述方法,如法炮製,比如在第3行里,只要把上面所有單元格的2換成3就行了,以此類推,如法炮製。

Excel表格的功能有千千萬,想成為Excel大神確實不容易,但我們還是可以通過不斷的挖掘學習,使得它更好的為律師服務,成為律師高效工作的法寶。

如果你對excel表格的使用別有心得,也可以在後台聯繫小寶哦~

本文由 一點資訊 提供 原文連結

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