學習碧桂園如何處理工程洽商

剛出爐的地產百強1-7月銷售金額排行榜中，碧桂園再次蟬聯榜首，銷售金額達到了3339億。

保持持續領先的同時，面對高企的地價、行業利潤率持續下滑，如何有效保障項目利潤、通過加速結算實現快周轉，這就對碧桂園尤其是成本部門、造價部門提出了新挑戰！

在這個大背景下，碧桂園集團成本管理部門在2016年初就開始探索通過與供應商高效協同，來提高成本管理的精準性及可控度，有效保障項目利潤及開發進度，以達成「快開發、高盈利、快結算」。

1、動態成本的「煩惱曲線」你有沒有？

說到成本部門的新挑戰與新要求，可以從地產行業成本人員的心頭痛說起——就是動態成本管理，尤其是那條「煩惱曲線」。

為什麼「煩惱」呢？

一方面，集團對項目會下達各種考核指標，如動態成本變更率等，導致在項目過程中經常出現大量有意或無意的壓單。特別是在趕施工進度、銷售節奏時，往往對簽證變更等扯皮不清的部分採取「擱置爭議、施工先行」的方式，導致壓單情況更為明顯，行業對此戲稱為「動態成本不動」。

另一方面，一旦進入竣工結算階段，大量簽證變更的成本補錄，當即暴露出非常嚴重的成本超支，這種情況在業內屢見不鮮，對於碧桂園「雙享」計劃的達成更是隱患。

2、簽證變更在線化業務實時監控，讓動態成本「動」起來

為了讓「動態成本」真正「動起來」，碧桂園集團選擇以簽證變更作為前期重點發力和優化的環節，重新梳理了成本系統中的簽證變更業務，將原先的線下紙質處理切換為線上電子提交及實時錄入模式。

以往，碧桂園的簽證變更多是線下補錄，基本屬於事後作業，很容易出現遲錄、漏錄，這就導致管理層看到的都是事後資料，無法對其線下審批時資料的真實性和完整性進行監控。

最終，一到結算階段就會大量湧現前期不清楚的業務單據，這不僅會造成成本突然的增高，還大大拖慢了結算的進度。

現在，碧桂園對簽證變更的流程進行了創新，將這個業務搬到了工程協同平台上。

首先，簽證變更的事前申報從碧桂園工程師發起變為施工單位自主發起。

施工方在工程協同平台發起變更/簽證申請，由碧桂園的現場工程師線上對該業務是否能做進行審批，審批通過的預估金額會進入動態成本，此時動態成本就會變得實時。

施工方事前發起申報的同時，填寫具體變更的內容，包括變更的名稱、類型、原因、項目現場的圖片，另外像簽證變更涉及到工程量的清單，若在事前審批時已涉及並可評估出，也可一併錄入，如果工程量清單比較多，可通過PC端導入Excel表。

確認審批通過以後，會給施工單位發一個指令單或工程聯繫單讓其施工，施工完以後進行確認。

▲簽證變更業務在線化

移動簽證主要使用者為甲方、監理、乙方三方，系統支持工地現場三方的自主發起，施工方從被動轉為主動，可實時根據現場情況發起簽證業務，確保了流程的及時與準確，填寫上報需要的工程清單、圖紙、照片。

在工程協同平台完成項目現場審批后，簽發至內部ERP管理系統，成本人員會對相應的牽扯麵和成本進行分攤，因為有可能一個簽證涉及到多個環節的成本變化，分攤完以後走內部審批，自動生成工程指令單。

由施工方發起，不僅加大了施工方的主動權，保障簽證變更及時進入系統，更大大降低了甲方人員的工作量！

內部審批通過之後，系統會實時推送審批結果給施工單位和現場工程師，方便其及時進場施工。施工完以後，由乙方單位去填完工確認單，包括實際的完工量和完工內容，然後在系統中發起審批。碧桂園要求完工後15個工作日內，必須在系統內申報當月完工情況，過時則不認工程量。

完工後確認沒有問題，再點擊簽發，進入到ERP審批。這個金額可能和當時申報的金額不一致，所以可對成本再做一次確認，再走一次審批流程，審批之後生效，這個簽證變更就完成了。從而，在工地現場即可進入到完工審批流程，三方參與進來，反映動態成本和變更的這部分數據最及時的，還完成了線上留檔。

此前，甲方收到乙方的單子后要每一份進行簽名確認，再一份份地錄入。現在可以做到一個月集中批量把所有確認生效的簽證單都列印出來蓋章，直接提供即可。同時，審批通過了會通過手機發消息通知，比如什麼時間完成到什麼程度、走什麼審批等，透明可知。

3、甲乙方扯皮「雙輸」？造價管理如何找到共同語言拒絕互相傷害

讓動態成本「動」起來，還只是碧桂園創新使用的工程協同平台中的簽證變更功能，實際上，工程協同平台還可解決房企其他諸多痛點。

很重要的一個問題就是結算的扯皮，甚至結算金額遠遠的大於合同金額，這個在就是合同執行過程中沒有對變更管控好。比如單據造假難以核實、資料遺失、過程無監控、責任人離職等，導致結算扯皮互相傷害等。

如何避免上述種種「傷害」？

碧桂園的工程協同平台，其使用者主要是地產項目管理部以及施工單位，包括項目部的項目經理、工程部經理、監理工程師和現場工程師；乙方協同則包括合同的負責人、現場工程師、財務人員等，即圍繞合同進行一個全生命周期的協同，逐步從線下搬到線上，提升效率。

首先，線上實時錄入，時間自動存檔留痕。

以前，項目現場的簽證單、錢款單、工程量清單以及現場圖紙、照片全部都是紙質的，一旦涉及到時候補錄，就很容易出現業務、數據兩張皮的情況，並且時間、內容都可以任意修改。

而通過移動工程協同平台與內部系統做無縫化對接，則不需要紙質、線上各走一遍，甲乙雙方的工程師就能把業務從線下搬到線上。

與此同時，為了確保集團、區域能實時監控到項目最準確及時的情況，制定業務發起考核時間，並且系統發起時間無法修改，哪些項目經常存在延時發起的情況，在審批過程中就一覽無遺，確保了業務發起的及時。

第二，打破內外部信息鴻溝，大家好才是真的好。

在抓好內部成本管理的同時，碧桂園也特別看重外部服務的質量，移動工程協同平台提供的各類待辦事宜及事項通知的智能提醒。

對於甲方或監理工程師，能夠及時查閱待審批事項，並快速處理相關審批業務，及時獲取內部審批信息；對於乙方工程師，可隨時了解審批進展情況，審批通過後獲得手機端的及時通知提醒，並可進行在線簡訊、電話的催辦。

正準備上線的預警推送功能，將大大提升審批效率的管控。審批時長什麼時候預警，什麼時候超時，每天準確推送，超時數據進行留底考核。確保審批人員及時有效地進行審批，杜絕惡意的壓單。

第三，資料以線上為準，簡化管理，快速結算

碧桂園在線下管理時有多種單據，「簽證變更申請單」「工程聯繫單」「現場簽證單」等、不同的業務選擇不同的單據需要經過不同層級人員的審批，並且過程中無法完全保證編號的唯一性、資料的真實性。紙質資料的來回傳遞、簽字，不但耗時也加大了遺失的風險。

上線協同平台後，資料以線上為準，就完全解決了上述顧慮。

系統限制了確保編號唯一、資料線上沉澱、保留審批記錄；只要明確以後的資料都以線上為準，就不會存在資料中途造假的情況；並且系統會自動根據業務分配不同層級的審批人，確保最終審核資料的有效性。

管理台賬線上導出，直接從系統導出業務考核數據，不需要考核人員再從線下匯總核對，快速考核。

三單變兩單。上線后，「線上流程」申請代替《簽字變更申請單》，《工程指令單》代替《簽字變更申請單》，《完工確認單》代替《現場簽證單》。

因為完全線上化，業務可全流程追溯，單據可以直接從線上進行列印，自動獲取審批人的名字、通過時間。不需要再線下找人簽字，直接列印下來蓋章即可確認，作為結算的其中一個依據。

結果就是，線上有資料就進行結算，沒資料就不予結算，明明白白，不再存在變更黑洞，為結算提速！

綜上，施工單位、項目現場、地產公司/集團三方得以成為一個共贏體系。

對於施工單位而言，一是審批過程透明，可隨時查看單據審批進度，方便單據追蹤；二是方便業務平台交互，減少線下紙質交互；三是提高結算效率，合同結算數據自動匯總，無需反覆核算，避免扯皮，避免在結算階段補單。

對於項目工程部而言，一是單據、文檔管理規範，不再丟單、壓單，節約人力，電子化單據防偽標示，有效杜絕惡意造假；二是審批過程透明，隨時查看單據審批進度，方便追蹤，減少溝通成本；三是有效做到事前控制。

對於碧桂園的造價部、成本部而言，一是嚴格控制簽證，通過工聯單提前了解簽證內容和預估造價，提前進行合理性和成本影響分析；二是提高結算效率，簽證過程及時確認造價，避免結算階段扯皮；三是加強過程監控，有利於及時、真實、完整地反映成本。

對於集團成本中心而言，即有效監控全集團業務進度和成本情況，鏈接工地，為結算提速！