別讓多任務工作，謀殺你的效率

高德拉特在《關鍵鏈》中，提到過一個觀點。

他認為：在傳統的生產企業裡面，造成工人工作效率低下的原因，是「不良多工」。

什麼叫「不良多工」？

舉個例子。你是一名職員，手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作。擦桌子要耗費3個小時，買外賣要耗費4個小時，寫報告要耗費4個小時。這是背景。

本來，如果你先擦桌子，再買外賣，再寫報告的話，3個小時就可以擦完桌子，7個小時就可以搞定外賣，11個小時就可以交報告。

但是，實際工作中，分配給你工作的上級，以及和你對接的同事，不會安靜地等著你做完。他們會時不時催你：

桌子擦得怎麼樣了？外賣買好了嗎？報告寫到哪裡了？什麼，還沒動筆？

於是，為了讓他們滿意，讓他們每一次催你的時候，你都有新的進展可以反饋，你不得不先擦一會桌子，再找一下外賣，再寫幾行報告……循環往複，如此交替。

這樣一來，本來4個小時可以擦完桌子，就會被拖延到7個小時；7個小時可以搞定外賣，就會被拖延到10個小時。

你看，依然是11個小時，依然是這三項工作，本來可以早早搞定桌子和外賣，把後續的工作轉交給對接的人，讓項目繼續運轉起來。

但因為「不良多工」，因為你需要給其他人反饋，就導致整個項目拖延了至少3個小時。

如果在一條生產線上，每個工人都這樣的話，整條線的工作效率，就會被拖垮。

今天，我們來聊聊這個「不良多工」。

一、多任務工作

高德拉特所說的「不良多工」，在今天有一個更加通用的叫法，叫做「多任務工作」。

我相信，很多人都有這樣的工作習慣：寫一會報告，刷一下網頁，查一下資料，收一下郵件，回去做一下數據，點開微信回應一下，再回去貼圖表……諸如此類。

這是很正常的事情。

今天這個時代，專註在一件事情上，已經近乎不可能了。

每個人手上都有一大堆任務，To do List里都有滿滿的事項，同時開著Word、Excel、PPT，微信和QQ總是同時閃動好幾個頭像……

似乎，不能同時處理這些事情，就是能力不夠。

甚至，很多公司裡面，會要求員工能夠進行多任務工作。

我看到過好幾個招聘要求，就明確寫著：能夠承受工作壓力，能夠協調多任務工作，能夠同時處理大量事務。

我在第一家公司裡面，親眼見過這樣的景象：AE的桌面永遠開著好幾個聊天框，對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶，任務欄里堆滿Excel窗口。

她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換，滑鼠飛梭，熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是這看似高效的多任務工作，正在慢慢地謀殺我們的工作效率。

為什麼這麼說呢？

二、謀殺工作效率的多任務

1. 多任務工作，會佔用我們的認知資源

明尼蘇達大學商學院教授Sophie Leroy，在一篇09年的論文中，提出了一個概念，叫做注意力殘留（Attention residue）。

他指出，當你從一項未完成的任務A，切換到任務B時，由於A還沒有做完，你的大腦中會有一部分資源，仍然在對A進行處理和運算，你會抑制不住地回想到任務A，從而抑制你對於任務B的投入。

這部分仍然在處理任務A的資源，就叫做注意力殘留。

一方面，注意力殘留會佔用我們大腦的認知資源，降低對任務B（以及其他任務）的投入程度。

另一方面，注意力殘留會在我們的認知中造成多目標焦慮，從而使我們產生認知負擔（Cognitive Load），降低我們在任務B上面的表現。

什麼是認知負擔？

簡單舉個例子。當你來上班的時候，我告訴你：你今天要寫完一篇1萬字的報告，寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂？

一整天，這個任務都會沉甸甸地壓在你的心上，讓你心神不寧。

你會不由自主地擔憂：要是我完不成怎麼辦？怎樣做才能儘快寫完？

我相信，你這一天的工作，一定表現得非常糟糕。

這就是認知負擔。

當一個人大腦中同時存在著越多的目標和任務，他就會越焦慮，用於處理任務的資源會減少，狀態也會下降。

所以，我們常常看到，如果一個人腦子裡裝了太多的事情，他會表現得魂不守舍，對別人的話經常聽不進去，剛交待的事情也很容易忘記。

這就是因為，沉重的認知負擔，使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。

這兩個效應加在一起，共同降低了我們的工作效率。

本質上，人對於未完成的事物，會有一種強烈的衝動，想去把它完成，否則就會一直想到它——這稱為「契可尼效應」。

所以，在工作A和工作B之間來迴轉換，不但不會提高效率，反而會不斷地加重這種焦慮感。

從而使你無論在處理哪項任務時，都會因為受到干擾而降低表現。

2. 多任務工作，會幹擾我們的工作記憶

你也許有一點體會：當你從別的任務切換回去之後，你會忘記之前在想什麼。

人的工作記憶（WT）空間，是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。

即使你通過組塊、分類等方式，把大量信息聚攏起來，但也很難超過4個單位的限制。

而當你切換出去，哪怕只有幾秒鐘，對新信息的處理，也會佔據你的工作記憶。

由此帶來的後果就是，你剛剛建立起來的記憶，瞬間就被清除出去。

你只能從長時記憶（LTM）中，通過僅存的痕迹，嘗試著把那些信息再次聚集、組合起來。

先不提這個過程耗費的時間，更嚴重的後果是，也許一個剛剛誕生的點子，就這樣消失了，再也回想不起來。

3. 多任務工作，摧毀了我們進入心流的可能性

為什麼？

我在《所有需要意志力的方法，都是耍流氓》講過，進入心流的條件之一，就是全心投入的專註。

當你所有的念頭都集中在「如何更好地操作來克服困難」時，你就更容易從微小的反饋中獲得激勵，心流也就應運而生。

而多任務工作，恰恰摧毀了我們對任何一個任務的投入和專註。

所以，看起來高效的多任務工作，實際上恰恰是效率的殺手。

三、多任務工作的危害

實際上，多任務工作的危害，可能比你想的更嚴重。

2014年的一項研究指出，僅僅是幾秒鐘的走神（比如檢查一下微信、看一下郵件），也會造成錯誤率的顯著上升，甚至可以高達兩倍。

密歇根大學的一個研究團隊表示，在企業中，多任務工作幾乎無處不在——每個人在工作的時候，都難免要接一下電話，跟同事討論工作，或是回應老闆的詢問。

而這些多任務帶來的後果是什麼呢？它會降低一個團隊20%-40%的工作效率。

這是一個很可怕的數字。

我在《高效管理時間的秘訣，就在於這三個清單》也提到過。

這幾年的團隊管理做下來，有一個感覺就是：當我們在多任務工作的時候，實際上被異化了，變成了效率的奴隸。

我們都在想，如何儘快把手頭的事情做完（以便做下一個任務），而不是努力把它做好。

那麼，如何避免多任務工作對我們造成的負面影響呢？

四、避免多任務，你可以這樣做

1. 冥想

如果你即將開始一項工作，而大腦中還殘存著許多雜念時，不妨先閉上眼睛，深呼吸，嘗試著與它們和解，告訴自己不要焦慮。

很多時候，給自己一些正面的心理暗示，以及通過一些操作——

比如用悠長、緩慢的深呼吸，刺激分泌內啡肽，傳達出平靜、舒緩的信號，可以讓身體鎮靜下來，降低自己的焦慮水平。

深呼吸的時候，不妨回想自己以前的優秀表現，想象那些正面的、令人興奮的場景，提高整個人的信心，提高大腦的活躍程度。

這會有助於把注意力，集中在手頭即將開始的工作上。

2. 向自己提一個問題，嘗試去解決它

問題，是最能夠吸引注意力的東西。

在開始一項工作之前，提一個問題，並在工作中尋求答案，會為你的工作增加樂趣，提高對其的注意力。

舉個例子，在做一份PPT之前，可以問自己：我這份PPT的亮點是什麼？我可以如何呈現這個亮點？

或者，在讀一個章節之前，問自己：作者是如何解釋他的論點的？跟同類相比，好在哪裡，有哪些缺漏？

這樣一來，就可以把枯燥的工作，變成一個尋求答案、解決問題的過程。

3. 利用白噪音

我寫作的時候，往往會去星巴克。

如果在家裡，也會插上耳機，播放白噪音。

什麼是白噪音？

咖啡館背景的嘈雜聲，樹林里的風聲，流水聲，火爐噼啪的聲音，路人雜亂的交談聲，等等。

這些聲音，一來，不含有任何信息量——因此它們對大腦來說是低優先順序的，不會給大腦造成任何負擔；

二來，它們可以掩蓋各種突兀的、細小的噪音，從而幫助你跟環境隔絕起來。

也可以聽輕音樂，但是注意，不要聽有歌詞的音樂，也不要聽搖滾、金屬等律動感太強的音樂，因為它們會吸引你的大腦。

4. 將瑣事集中在同一個時間段處理

不要急著應答微信、QQ、郵件，專心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦，再休息一下，將這些瑣事一一搞定。

可以參考《高效管理時間的秘訣，就在於這三個清單》，分別把不同的事項寫入三個清單，再分門別類打開，處理，劃掉即可。

如果你並不是一個作息非常非常規律的人，不要使用番茄鍾。

你應該按照自己的狀態和精力安排工作，而不是聽從鬧鐘的安排。

5. 隔絕干擾

如果可以，在做每天最重要的工作時，挑一個單獨的、確保不會受到任何干擾的地方工作。

當然，很多時候，這一點主要看公司，而不是看自己。

令人振奮的是，越來越多的公司，開始意識到這一點的重要性。

比如，在辦公室里設置沉思空間，設置單人辦公隔間、員工可以自行尋找空房間使用，允許員工到咖啡館辦公，允許員工遠程辦公，等等。

這是一個進步。

我期望著看到，這種現象，能夠真正在國內盛行起來。

當然了，如果一家公司，天天讓你擦桌子和買外賣，那還是辭了吧。