「充電」兩小時，「通話」五分鐘！工作彙報就該這麼搭結構

Guide you to be talent

論述結構越簡單清晰，大家對你的信心越強。鍛煉表達能力，提高總結能力，擁有這種結構化思維的你，將會在職場上閃閃發光。

——TG編輯部 糖糖

作者：人神共奮的李剛

授權 TalentGuide 發布

01

結構意識與表達能力

我始終不明白一件事：

我上三年級的兒子看了那麼多書，為什麼還是寫不好作文呢？

一個培訓老師給了我答案——結構能力差。

想一想，還真有道理。我讓他寫「奈良看小鹿」，他寫了半天「捷運怎麼坐，怎麼去公園，怎麼買鹿餅……」，等到開始寫小鹿了，他一看字數差不多了，一句「小鹿真可愛啊」，硬生生地結束了全文。

當然，我不主張國小生去做這種束縛思維的作文結構訓練，但是到了中學，寫作文就要有結構意識了。

職場上更是如此。如果你明明是一個勤于思考的人，但領導總說你說話缺乏邏輯，寫出來的東西都是「反人類」的表達方式，很可能是缺乏「彙報結構」的訓練。

02

思考的結構與溝通的結構，有什麼不同？

什麼叫「反人類」的表達方式呢？來看一個常見的「反人類」式彙報吧：

「感謝領導能給我這個機會，感謝CCTV，感謝MTV……，我的彙報還不夠全面，還請領導和同事們多提意見……（此處省略三百字）」

這就是表現一：不能快速進入主題，不能激發往下聽的慾望。

「東北的XXX項目，傾注了團隊大量精力，尤其是XXX、XXX和XXX（被領導打斷：『說項目，不要說這些沒用的』）……，但進展不大，主要是因為客戶的想法老是定不下來，他們的所有經費都是一把手『一言堂』，具體執行的人又都是臨時（每一句話的意義都在不停地跳躍）……」

這是表現二：一句話與下一句話之間，關聯性弱。

「這個客戶是XXX部介紹來的，我早說這個項目有問題，現在果然陷進去了（開始進入抱怨模式）……，當然，我不是這個意思啊，大家還是很努力的……」

這是最重要的表現三：過多的邏輯層次，在不斷跑題中兜兜轉轉。

很多人很困惑，我在思考這些問題時，大腦很清晰，可為什麼一表達出來，就會出用這些「反人類「的表達方式呢？

這是因為，思考的結構與溝通的結構有很大的不同。

在思考的結構中，最好的工具是思維導圖。仔細觀察思維導圖的結構，它是「一個出發點，多個方向」的樹狀結構，我們可以多次「返回」出發點，

而溝通是「線性的語言」，永遠只有一個方向——時間的流逝，不能回頭，抓住聽眾的注意力非常難。所以不能直接把腦子裡的」思維導圖「拿出來講。

那應該怎麼辦呢？先來看看下面的這個「很人類」的表達結構：

失了一顆鐵釘，丟了一隻馬蹄鐵；丟了一隻馬蹄鐵，折了一匹戰馬；折了一匹戰馬，損了一位將軍；損了一位將軍，輸了一場戰爭；輸了一場戰爭，亡了一個帝國。

從思考的角度講，單一原因、單一結論是很不科學的；但從表達層面講，方向單一明確的推論，卻是最容易理解的，因為它最符合「線性傳播」的要求。

當然，「樹狀的思維」變成「線性的語言」，一定會丟失大量信息，怎麼才能盡量把「核心的邏輯」保留下來呢？

03

向好萊塢電影劇本學習結構

對於「線性結構」，研究最多、也最有成果的，就是好萊塢的「電影劇本的結構」。

在《肖申克的救贖》中，有兩個情節大家一定記得：

第一個情節是「安迪利用自己的金融知識幫助獄卒逃稅，改善了自己的處境」，這段情節之後，安迪就開始了與獄中老大的「合作迷局」。

第二個情節是「監獄長毀掉了唯一能證明安迪清白的人，讓他走投無路」，這段情節緊接著就是全片的高潮——越獄。

這兩個情節點極其重要，它們收攏了前面的線索，激發出一個更大的衝突，並構成一個完整閉環的象徵：表面上的安全，其實陷進了一個更大的局中（情節點1）；而看上去是絕境，其實是激勵你的最後一博（情節點2）。

在上圖編劇們總結的商業電影的基本結構中，情節點1和情節點2是整個結構的支柱。「情節點1」就是主角接到了一個任務、面臨著一個選擇、被命運帶進一個陰謀，等等；「情節點2」就是主角陷入絕境、面臨最大的危機，等等。

這兩個情節點往往是前後呼應的，這樣，整個電影的大邏輯就站得住腳了。每一種類型片都有自己的結構，但這兩個情節點永遠居於核心地位。

同樣，在職場彙報中，我們也要在「思維導圖」中找到這幾個關鍵邏輯點（不一定是兩個），把它串連起來。「思維導圖」中其餘的內容，如果可以證明、補充這幾個關鍵點，就放在合適的位置；如果不能，就暫時放棄。

下面舉一個職場上常見的「項目例行彙報討論」的例子，應該如何圍繞關鍵點，展開結構。

04

5步準備，7塊內容

這是一次拜訪客戶后的彙報、相當於上學時寫的記敘文，不同的是，職場彙報的重點不是「發生了什麼」，而是「為什麼」，以及「我們應該如何做」，所以，它更類似於「夾敘夾議」的結構。

比如我們向上司彙報「東北項目進展」時，這兩個關鍵點的選擇，就側重於對事情的分析：

關鍵點一：項目進展不利，最主要的原因是對方的需求遲遲無法確認。

關鍵點二：希望領導能安排客戶考察XXX項目，把他們的需求引導、激發出來。

明確了這兩個關鍵點，就可以圍繞這兩個點組織材料、編織內容了。

我們準備工作可以分五步展開：

第一步：用一兩句話，總結出議題、結論、觀點等等；

第二步：在草稿上列出這兩個關鍵點，並擺好前後順序，先講什麼，后講什麼；

第三步：對這個兩個關鍵點進行展開，包括：證明、補充、具體化……

第四步：把「結論、關鍵點、關鍵點展示」這幾個元素排好，看看中間需要補充什麼，讓表達更流暢；

第五步：回頭對照你的思維導圖，看看還有什麼重大的遺漏，以及邏輯不通的地方。

提醒一下，準備彙報材料不是從頭「寫」到尾，而是從幾個關鍵點分別往兩頭「寫」，這就是「結構意識」。

充電兩小時，就為」通話五分鐘「。經過這五步準備后，在這個總長度為5分鐘的項目進展彙報中，我們的內容就分成下面七個部分：

1. 開頭（新聞報道式開頭，發生了什麼）：上周的大致行程；

2. 關鍵點一（結果是什麼）：項目進展不利……；

3. 關鍵點一的展開（證據）：兩次會議都沒有結果……客戶沒有定時間……對方的大領導沒有出席會議……；

4. 兩個關鍵點之間的過渡（小結，引出關鍵點二）：所以，我們的核心問題是，解決客戶的疑慮，儘快讓他們確認需求……；

5. 關鍵點二（行動方案）：我有兩個想法，希望大家討論能討論一下，方案一……；方案二：……；

6. 關鍵點二的展開（補充說明）：這兩個方案各有優缺點……；

7. 回顧總結（重複最核心的內容）：雖然由於客戶的原因，項目進展不大，但我們已開始聚集核心問題，這兩個方案……

保留了上面的七個部分的同時，我們刪除了思維導圖上的一些分析，包括兩類：

第一類：與關鍵點關係不大的信息，包括：客戶內部矛盾、團隊的努力、項目的其他問題、部門配合的問題。這一類信息，可以在彙報的討論階段，見縫插針的說明。

第二類：與關鍵點矛盾的信息，包括：項目自身的缺陷（無法解決的問題）、其他可能的行動方案（比如放棄項目），等等。這一類信息，提出的時機還沒有成熟，不如不說。

你看，這一點都不難吧。我在《邏輯性差怎麼辦？4個「蘇格拉底式提問」一定有幫助》中說過，別把邏輯想得太複雜，人們喜歡的邏輯，不是哲學上嚴謹枯燥的形式邏輯，而是「因果關係」——因為大家都需要一個有安全感的世界，你的論述結構越簡單清晰，大家對你的信心越強。

05

產品方案介紹的結構

彙報的另一種常見形式是產品方案介紹，相當於以前的說明文。

它也有一個最簡單的基本結構，就是「總分總」結構：結論→特徵1→舉例1→特徵2→舉例2→重複結論。

其中」特徵「相當於關鍵點，跟前面類似，這裡我就不多說了。

這個世界有無數種好結構，但值得你反覆練習的，一定是最經典、最基本的結構。

06

人生的答題邏輯

我一直在反思一個問題，為什麼很多職場新人羅羅嗦嗦說了一堆話，什麼也說不清楚。後來我發現，這恐怕跟我們應試教育的考試要求有關。

一條論述題，按答題點計分，答多了，不扣分（除非有錯誤），答亂了，最多扣一分。這就導致我們想到什麼，就往上堆，反正不扣分。

但人生的答案不是這樣的，答多了要扣分；答亂了，就是零分，能不能拿高分，就看你能否找到那幾個關鍵點，和它們的內在邏輯。

你在彙報工作都遇過哪些尷尬或有趣的事呢？

快來評論區聊聊吧~

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