這些職場基本功，你都掌握了嗎？

最近在讀日本作家赤羽雄二所著的《零秒工作》。該書作者曾在麥肯錫工作14年，一個人同時負責7-10個項目。獨立創業后，又同時參加數家企業的經營改革，每年舉辦的演講超過50次……作者能夠完成如此龐大工作量，關鍵在於他的工作哲學：「思考的速度可以無限加快」和「工作的速度可以無限提升」。

在該書中，赤羽雄二不僅提出了提升工作速度的基本觀念，還詳細解說了「零秒工作術」的具體做法。作者覺得，有了這樣的工作方法，工作中最複雜的問題也能迎刃而解。

在閱讀該書的時候，我常常會聯想到自己的職場經歷。雖然作者講的「零秒工作術」主要是針對日本白領，但職場的基本經驗都是相通的，有許多內容還是值得借鑒。

下面，我想結合自己20多年的工作經驗，就職場基本功問題談談自己的一點體會。

1.學會多聽少說，切忌想當然或者不懂裝懂。

如果你是一位職場新人，那麼單位里的同事基本上可以說是你的前輩。所以，不論你自覺才高八斗，還是學富五車，首先要學會的一條就是：「謙虛、低調，見人微笑主動打招呼，但不要過分客套。」這樣的姿態可以幫你迅速融入新的單位，即使你在工作中碰到困難，周圍的同事也都會樂意幫助你。

養成專心聆聽的習慣。特別是當上司或客戶向你布置工作時，你一定要全神貫注，確保自己準確領會對方的講話要點。如果你感覺把握不準，可以把自己的理解，向對方重複一遍，以求確認。千萬不要因為害怕提問而不懂裝懂，然後想當然地開展工作。要知道，如果目標和要求沒有搞懂，你再勤奮也是白搭。

當有同事友善地指出你工作上存在的問題時，千萬不要急著辯解，請本著「有則改之，無則加勉」的原則，虛心接受。以我的職場經驗來說，一個能真心幫你指出缺點的人，實際上是你人生中的貴人，你應該從心底里感謝TA。如果發現自己確實有問題，必須馬上改正，決不可重複犯錯，否則你的形象會大打折扣。

2.對於重要的活動，必須方案先行，事先在心中推演每一個細節。

對於日常工作以外的重要活動，你都需要事先制訂詳細的書面工作方案。寫方案的過程，實際上就是整個活動在你心裡演練的過程。你考慮的問題越周到，你寫的方案就會越詳細，整個活動實施起來就會越順暢。

在工作中碰到問題時，不要張口就問領導怎麼辦？而應該自己先思考幾種解決的方案，供領導決策。也就是說，要多讓領導做「選擇題」，少讓領導做「問答題」。如果你總是這樣鍛煉自己，相信你解決問題的能力會越來越強，領導和同事也會越來越器重你。

3.今日事今日畢，決不拖延，文件資料要及時整理歸檔。

要學會每年制訂工作目標，然後分解到每月每周。每天上班前先花10分鐘時間列任務清單，下班前再花10分鐘時間寫工作日誌，記錄每天做了什麼事，遇見了誰，學到了什麼東西，有什麼經驗教訓。每日、每周、每月的定時復盤，會幫助你快速成長。

日常工作中，對於重要的、經常用到的文件資料，最好建一個專用文件夾，以方便查找使用。對於需要多次修改的文稿，每一稿都要做好標記（什麼時間，誰修改，第幾稿），然後按照修改時間排序，確保最新修改稿永遠在最前面，或者索性把以前的修改稿統一放入「待清理」文件夾備查。

對於本部門組織的重要活動，要注意及時收集整理相關資料，並建立專門的文件夾，以統一的格式命名存檔，以方便下次查閱使用。切莫輕視檔案的作用，檔案工作做得好，下次開展類似活動的時候，就會事半功倍。

對於經常性的工作，要及時總結，找出規律，然後固化為文字，以方便與他人共享。請不要害怕與他人分享你的工作經驗，你分享得越多，別人越看重你。

4.掌握一些基本的電腦操作技巧，可讓你的工作效率倍增。

在工作中，我發現有很多人只會使用Word文檔，而且打字時只使用二三個指頭，更不要說盲打了。文檔操作時，不論是粘貼、複製還是重命名，只懂得用右鍵搞定。實際上，Windows操作系統中有許多常用的快捷鍵，比起右鍵來要快得多，只要你稍微學習下，就可以掌握。

比如：【複製】Crtl+C，【粘貼】Crtl+V，【剪切】Crtl+X，【保存】Crtl+S，【撤銷】Crtl+Z，【反撤銷】Crtl+Y，【關閉窗口】Crtl+W，【重命名】F2，【截取當前屏幕】Alt+Pr Scrn，等等。

還有，學會使用【無格式文本的選擇性粘貼】和【空行替換】功能也非常有用。

許多人寫文稿時，會參考或引用以前的一些文字材料，這時你如果只使用簡單的【複製】和【粘貼】功能，你引用的那段文字就會保留源格式。即使你後來統一了格式，源格式也會時不時地跳出來搗亂。這樣，不僅會導致一篇文章中字體格式不同，影響美觀；另外，別人也能一眼看出你剪貼複製了哪些內容，是不是有點小尷尬呀。如果你不想有這種情況發生，下次請記得用【無格式的選擇性粘貼】功能。

工作中，我們還會經常從網上下載一些文字材料，即使你使用了【無格式的選擇性粘貼】功能，文章中還是會出現很多的空行，無端增加很多頁數。這時，如果你懂得使用【空行替換】功能，那就能分分鐘搞定它。方法很簡單：打開「查找和替換」對話框，在「查找內容」中輸入「^p^p」，在「替換為」中輸入「^p」（^p代表回車），然後點擊「全部替換」，就OK了。

還有，許多人喜歡用Word來製表，但實際上，Excel才是製表的神器。數據輸入以後，可以根據相關的條件來進行任意排序、篩選，設置一些簡單的函數后，還可以自動計算。還有PPT，也是辦公必備的軟體，只需耐心學習幾分鐘就可以入門。

古人說，工欲善其事，必先利其器。如果你還沒有掌握這些基本的電腦操作技術，還請靜下心來，花個半天時間好好學習下，相信一定會給你長久回報的。

5.堅持以終為始，注重細節，樹立良好個人品牌。

如果你想要在職場中有所成就，必須要有強烈的品牌意識。什麼叫品牌？品牌就是信任，品牌就是別人無法替代的核心競爭力。

工作中的許多細節，都能反映出一個人的職業素養。哪怕是在「把幾頁資料複印一下，然後用訂書機訂起來」這樣的小事，也能夠看出人與人的區別來。

有的人，把資料隨便一復，裝訂在一起就算完成任務了，也不管頁面排序是否正確，頁邊距是否合適，看的人是否方便。而有的人，則會細心地根據用戶的需要，選擇「單面」或「雙面」複印。單面複印的話，釘書針通常在頁面的左上方，並且45度角斜著訂，以方便閱讀的人翻閱，不易撕破；雙面複印的話，會在左側頁邊距留出足夠的空間，然後用兩枚釘書針，一上一下釘在頁面的左側，以方便翻閱。

所以，做任何事情前，都應事先想清楚這項工作的目標是什麼，而不只是為了完成任務去做。站位要更高一些，不要只著眼於你自身，而應該從上級和用戶的角度去考慮問題，這樣，你的視野會更寬廣，對自己的要求也會更高。

請記住，我們每個人都是自己的品牌經理，必須對自己的個人品牌負責，確保自己經手的每一項工作都令人放心、滿意，甚至讓人驚喜、感動。時間一長，你的個人品牌就形成了。

以上內容是我讀了《零秒工作》以後觸發的一些思考和總結，與你分享，歡迎討論。