贏在職場：部門總監該如何回復各類郵件？

在互聯網時代的企業里，部門總監每天要處理的電子郵件可謂不少。

如何快速、專業、職業、得體、正確的回復郵件，其實並不是每個部門總監都能掌握的技巧。

相反，筆者所見大部分部門總監，並不知道如何正確回復（部下）郵件。

以下，是部門總監經常會遇到的電子郵件往來的幾種類型，可以參考如下方略予以回復：

1、部門周報類別的郵件：

這是部門長最常見的郵件類型。部門同仁通過部門郵件群組給你發送工作周報，同時知會了本部門其他同仁。

因此，作為一部之長，你必須回複員工的工作周報，以示尊重和掌控了部門的工作進展。建議不要裝X回復一個「收到」、「知悉」之類。畢竟部門總監的管理半徑，就在一個部門之類。

對於部門周報，必須重視！回復與否，回復的方式，可以輕鬆將你的重視程度表露無遺。

2、下級請示類別的郵件：

下級請示上級，意味著需要從部門總監那裡尋求支持或者獲得幫助，以及決策。

作為部門長，這種郵件必須回復！並且明確表明態度！

對於下級郵件不太成熟的方案或者建議，如果部門總監需要修訂或者指示，郵件的文字描寫必須SMART，甚至部門總監可以視其需要，組織專門會議予以解決。

如果部門總監忽略、漠視，甚至不回應下級的請示類別郵件，則是「懶政」！更是「無能」！

這種情況下，部下應該根據「上級不要越級指揮，但可以越級檢查；下級不要越級報告，但可以越級申述」的原則，對你的部門總監進行投訴。不要害怕被打擊報復，因為這樣「懶政」的領導，你跟他一輩子也不會有什麼好收成。

3、下級知會類別的郵件：

下級知會類郵件，部門總監只需要從裡面找兩個部分，予以回復即可：

（1）好的部分——可以點贊、表揚，甚至嘉獎。

（2）壞的部分——可以提醒、批評，甚至處罰。

為什麼筆者建議分成兩部分來看待和回復下級的「知會」類郵件呢？

一是因為部門總監必須公正客觀的看待問題，好就是好，不好的就要改正；二是下級的郵件里，可能本身就存在「好」和「不好」兩部分，因此，部門總監要善於識別，區分對待和回應。

如果不加以分別，部分下級在知會類郵件中，就會存在僥倖心理或者渾水摸魚。

4、同級溝通類別的郵件：

這一類郵件，常見於跨部門之間的溝通。因此，部門總監在回復這一類郵件時，需要注意以下幾點即可：

（1）正式：你的郵件代表部門，因此用語需要嚴謹；

（2）關聯：你的郵件需要同步安排（抄送）給部門內關聯的下級；

（3）宣貫：部門之間同步重要信息，部門總監視其需要可組會在部門內宣貫傳達；

（4）閉環：你需要及時的將跨部門之間溝通的結果反饋給同級部門總監，以形成「閉環」。

5、同級知會類別的郵件：

這一類郵件，也常見於跨部門之間的信息同步。

與「同級溝通類別的郵件」不同，該類郵件可以不予正式回復。（非郵件的收件人，或者並列多個收件人，可以不回復！）

但是，部門總監不回復郵件，並不代表著你就不需要採取進一步動作——你需要將部門之間的重要資訊，及時的分享給部門內同仁。否則，這個同級知會類郵件，就沒有什麼意義和價值。

有的部門長不太重視「進一步動作」，有意無意的將自己變成信息「百慕大」——將跨部門之間的重要知會信息，封鎖屏蔽在自己的腦子裡，從而人為的造成部門之間信息不對稱，給部門之間的正常合作製造障礙或者造成效率低下。故，一個負責的部門總監對於這類郵件，將不可不察也。

6、上級指示類別的郵件：

對於來自上級的指示類郵件，必須立即回復！否則，部門總監就有「輕慢」之責！

如果理解並完全無異議，就要立即組織實施，並將實施結果按時的回復報告上級，以形成郵件的「閉環」；如果不能準確理解，或者認識有偏差，就要立即正式的問詢上級，並提出自己的認識和見解，並用十分準確的語言，告知上級下一步具體的方案——等待上級重新優化方案，還是自己的提案等待上級決策。不得模稜兩可！不得陽奉陰違！不得選擇性接受！

7、上級問詢類別的郵件：

對於上級問詢類的郵件，必須立即回復！既然是上級問詢下級，則是因為下級在某些方面，專業能力要勝於上級。因此，回復該類郵件，必須注意專業性。

此外，部門總監可以根據問詢事宜的不同，可以先採用郵件回復，後跟進具體報告的補充形式。

一般情況下，對於二次回復均不能滿足上級問詢的郵件，建議不再採用郵件的方式。因為你們之間估計多半是對於問詢問題的理解，不在一個頻道之上。這時應該採用面對面、電話溝通等更加直接的溝通方式，而不應固守郵件形式。

8、全員通知類別的郵件：

比如節假日放假通知郵件，比如公司行政制度類通知郵件，比如公司獲獎類通知郵件等等。

這類郵件，原則上不需要回復。同理，不回復，並不意味著部門總監可以不行動——你可以根據放假通知做好部門內務安排，你可以根據行政通知做好精神傳達，你可以根據公司榮譽給員工打「雞血」......

9、全員分享類別的郵件：

部分富有互聯網精神的企業，比較注重信息的分享，以及學習型組織的打造。

對於這一類分享型郵件，部門總監不需回復，可以視其重要性和部門職責的關聯性，組織進行部門內學習和分享即可。

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