PPT演示讓你尷尬的5大突發情況，早學早預防！

2021/12/25

在一次演示中，難免會遇到一些與PPT相關的意外和突發情況，演講者只有事先有充分的心理準備與周全的對策，方能保持風度與冷靜，未雨綢繆，雖不能完全杜絕，但可以盡量將風險降到最低，決絕尷尬。

下面，就為大家總結了 5 個尷尬場景的解決方案，大家有則學之，無則加勉。

精心在自己的電腦上製作了精美的幻燈片，但演示需要用會議室或演講現場的電腦，要用 U盤拷到另外的電腦上。

尷尬瞬間 1：放映電腦的 Office 版本較低，要麼打開后全部錯亂，要麼連文件都打不開……

尷尬瞬間 2：放映電腦根本裝的就不是 Office……

拒絕尷尬大揭秘——

❶ 不要認為自己在用高版本，就覺得可以完全無視低版本。現實是很多事業單位的朋友真的還在使用 2003 版，不少使用的還是 XP 系統。不要驚訝，技術發展上的不平衡經常遠超我們的想象。所以建議每次外出攜帶的文件保存兩個版本，PPTX 和 PPT 各一份。

❷ 不論你使用 PowerPoint 做了幻燈片，現場卻需使用 WPS 播放；還是用 WPS 做了文檔，現場用 PowerPoint 播放，都有潛在風險，所以最好提前諮詢演示現場電腦軟體安裝情況。

在放映電腦上打開 PPT 文檔，結果發現由於未裝微軟雅黑等字體，全部變成了宋體……

尷尬瞬間 1：一個個文本框挨個選擇更換成相近的「黑體」，剛換到第5頁就要開場了……

尷尬瞬間 2：強硬著頭皮用宋體講，觀眾的體驗很不好，自己看著滿屏的宋體也不忍卒讀……

拒絕尷尬大揭秘——

❶ 用PPT中的【替換字體】，一種字體變為另一種字體，一步到位！

❷ 如果自己使用的字體無法用其他字體代用，可以考慮嵌入字體，但因此文件會變得很大，也會帶來另外的一些風險。

所以比較好的辦法是將字體隨 PPT 一起拷貝，提前去安裝所需的字體。

另外可以考慮將 PPT 輸出為 PDF 或圖片。 PDF 可以直接點擊【另存為】，選擇「 .pdf 」格式即可；圖片版可以使用 Nordri Tools 插件將每頁幻燈片生成圖片。這樣的處理之後，絕逼不會出現錯亂問題，但因此也會丟失動畫、觸發等效果，所以一般適用於靜態幻燈片。

由於對現場場地大小估計不足，字型大小設置太小，後排的觀眾看不清。

尷尬瞬間 1：觀眾直接喊「看不清！」，場面失控……

尷尬瞬間 2：觀眾看不清乾脆放棄，低頭玩手機，不聽了……

拒絕尷尬大揭秘——

使用插件【美化大師】，點擊【替換字體】。

彈出一個頁面，可以看到【字型大小】的選項，在「增減字型大小」中設置要調節的大小即可對幻燈片字型大小批量更改。

在【對象】中可以選擇要更換的對象，比如你只想更改標題的大小，可以只勾選「標題」即可，在【範圍】中可以選擇要對哪些頁面進行修改。

在PPT播放中，我們有時候需要快速定位到某張幻燈片頁面上。

尷尬瞬間 1：用滑鼠或翻頁器啪啪啪啪啪啪啪啪點了幾十下，終於翻到了第 28 頁，展示了一下后再啪啪啪啪啪翻回去……一群觀眾就這樣看著你表演翻頁……

尷尬瞬間 2：退出放映模式，翻到某頁后再放映，講完這一頁然後再次退出，然後翻到之前的那頁，再點擊放映……

拒絕尷尬大揭秘——

在播放狀態下，你只需要按下【數字鍵+回車鍵】就可以快速定位到數字對應的幻燈片，比如按數字鍵【9】，再按【回車鍵】，就快速定位到第9頁幻燈片上了；按數字鍵【1】和【8】，再按【回車鍵】，就可以定位到第18頁。

另外，按【Home】鍵也可以快速回到第 1 張幻燈片頁面，按下【End】鍵可以快速跳到最後一張幻燈頁面。

不是每一個人都擅長在台上表達，本來就緊張，如果內容還比較多，結果就是各種窘態。

尷尬瞬間 1：語無倫次，觀眾看的尷尬癌都犯了……

尷尬瞬間 2：為了讓自己不忘詞，於是把所有的文字寫到 PPT 上，密密麻麻一片又一片，密集恐懼症都發作了……

拒絕尷尬大揭秘——

在連接投影儀的情況下，放映時勾選【使用演示者視圖】：

然後投影上還是正常全屏播放，而你在電腦上可以清楚看到這一頁的備註內容以及小圖預覽下一頁。

這樣的話，既能看到文字備註讓自己不忘詞，還能提前看到下一頁讓自己順暢轉場，而且 PPT 簡潔有逼格，一箭三雕！

這 5 種場景大家都有所防備了嗎？

本文為作者原創，未經授權不得轉載