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PPT演示讓你尷尬的5大突發情況,早學早預防!

PPT演示讓你尷尬的5大突發情況,早學早預防!

在一次演示中,難免會遇到一些與PPT相關的意外和突發情況,演講者只有事先有充分的心理準備與周全的對策,方能保持風度與冷靜,未雨綢繆,雖不能完全杜絕,但可以盡量將風險降到最低,決絕尷尬。

下面,就為大家總結了 5 個尷尬場景的解決方案,大家有則學之,無則加勉。

01.放映幻燈片的電腦軟體不對

精心在自己的電腦上製作了精美的幻燈片,但演示需要用會議室或演講現場的電腦,要用 U盤拷到另外的電腦上。

尷尬瞬間 1:放映電腦的 Office 版本較低,要麼打開后全部錯亂,要麼連文件都打不開……

尷尬瞬間 2:放映電腦根本裝的就不是 Office……

拒絕尷尬大揭秘——

❶ 不要認為自己在用高版本,就覺得可以完全無視低版本。現實是很多事業單位的朋友真的還在使用 2003 版,不少使用的還是 XP 系統。不要驚訝,技術發展上的不平衡經常遠超我們的想象。所以建議每次外出攜帶的文件保存兩個版本,PPTX 和 PPT 各一份。

❷ 不論你使用 PowerPoint 做了幻燈片,現場卻需使用 WPS 播放;還是用 WPS 做了文檔,現場用 PowerPoint 播放,都有潛在風險,所以最好提前諮詢演示現場電腦軟體安裝情況。

02.字體丟失,視覺體驗很差

在放映電腦上打開 PPT 文檔,結果發現由於未裝微軟雅黑等字體,全部變成了宋體……

尷尬瞬間 1:一個個文本框挨個選擇更換成相近的「黑體」,剛換到第5頁就要開場了……

尷尬瞬間 2:強硬著頭皮用宋體講,觀眾的體驗很不好,自己看著滿屏的宋體也不忍卒讀……

拒絕尷尬大揭秘——

❶ 用PPT中的【替換字體】,一種字體變為另一種字體,一步到位!

❷ 如果自己使用的字體無法用其他字體代用,可以考慮嵌入字體,但因此文件會變得很大,也會帶來另外的一些風險。

所以比較好的辦法是將字體隨 PPT 一起拷貝,提前去安裝所需的字體。

另外可以考慮將 PPT 輸出為 PDF 或圖片。 PDF 可以直接點擊【另存為】,選擇「 .pdf 」格式即可;圖片版可以使用 Nordri Tools 插件將每頁幻燈片生成圖片。這樣的處理之後,絕逼不會出現錯亂問題,但因此也會丟失動畫、觸發等效果,所以一般適用於靜態幻燈片。

03.字型大小太小,聽眾抱怨

由於對現場場地大小估計不足,字型大小設置太小,後排的觀眾看不清。

尷尬瞬間 1:觀眾直接喊「看不清!」,場面失控……

尷尬瞬間 2:觀眾看不清乾脆放棄,低頭玩手機,不聽了……

拒絕尷尬大揭秘——

使用插件【美化大師】,點擊【替換字體】。

彈出一個頁面,可以看到【字型大小】的選項,在「增減字型大小」中設置要調節的大小即可對幻燈片字型大小批量更改。

在【對象】中可以選擇要更換的對象,比如你只想更改標題的大小,可以只勾選「標題」即可,在【範圍】中可以選擇要對哪些頁面進行修改。

04.需要快速定位到某張幻燈片

在PPT播放中,我們有時候需要快速定位到某張幻燈片頁面上。

尷尬瞬間 1:用滑鼠或翻頁器啪啪啪啪啪啪啪啪點了幾十下,終於翻到了第 28 頁,展示了一下后再啪啪啪啪啪翻回去……一群觀眾就這樣看著你表演翻頁……

尷尬瞬間 2:退出放映模式,翻到某頁后再放映,講完這一頁然後再次退出,然後翻到之前的那頁,再點擊放映……

拒絕尷尬大揭秘——

在播放狀態下,你只需要按下【數字鍵+回車鍵】就可以快速定位到數字對應的幻燈片,比如按數字鍵【9】,再按【回車鍵】,就快速定位到第9頁幻燈片上了;按數字鍵【1】和【8】,再按【回車鍵】,就可以定位到第18頁。

另外,按【Home】鍵也可以快速回到第 1 張幻燈片頁面,按下【End】鍵可以快速跳到最後一張幻燈頁面。

05.內容太多記不住,窘態百出

不是每一個人都擅長在台上表達,本來就緊張,如果內容還比較多,結果就是各種窘態。

尷尬瞬間 1:語無倫次,觀眾看的尷尬癌都犯了……

尷尬瞬間 2:為了讓自己不忘詞,於是把所有的文字寫到 PPT 上,密密麻麻一片又一片,密集恐懼症都發作了……

拒絕尷尬大揭秘——

在連接投影儀的情況下,放映時勾選【使用演示者視圖】:

然後投影上還是正常全屏播放,而你在電腦上可以清楚看到這一頁的備註內容以及小圖預覽下一頁。

這樣的話,既能看到文字備註讓自己不忘詞,還能提前看到下一頁讓自己順暢轉場,而且 PPT 簡潔有逼格,一箭三雕!

這 5 種場景大家都有所防備了嗎?

本文為作者原創,未經授權不得轉載

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