調劑負責人告訴你，考研調劑的溝通技巧

考研人-

本人剛剛參加工作沒幾年，在某學校任職。

因為是年輕人，所以連續兩年，招生調劑的工作都交給我負責。

不得不說，這是一份非常繁瑣辛苦的工作。

但是，當年我考研的時候也是經歷了一志願失敗-->調劑失敗-->調劑成功的歷程，所以份外能體諒學生們的心情，我也在我能力範圍內，盡量的幫助聯繫我的學生。

但是，工作中發現的一些問題讓我覺得有必要找個地方跟學生們說說。

01

1．首要的問題是禮貌問題。

我每接一個電話都會說：您好！但是很多學生接通電話，上來就問：老師，我想問問你們這邊如何如何……。有個別學生在打電話的時候甚至說：「你們這樣的學校，調劑起來應該很容易吧。」雖然我任職的學校不是什麼好學校（好學校就不需要調劑生源了，一志願都爆滿啊），但是遇到這樣的學生，未免心裡會不舒服。我這裡是調劑成功的第一步起點，如果在我這就產生了不好的印象，直接輸在起跑線上了，成功的機會肯定會減少。況且，我覺得，禮貌是一個人修養的表現。

2．郵件問題

（1）很多學校應該都跟我們學校一樣，要求考生將調劑申請表發送到指定郵箱。可是，很多考生（占發郵件聯繫的考生的一半左右吧）發送郵件的時候，正文一個字都不寫。郵件的題目一般是：調劑申請或者申請調劑，郵件里就一個附件，甚至還有連附件都沒有的（估計是遇到網路故障了）。上午我在電話里問一個考生：「為什麼你郵件正文里一個字都不寫呢？」，學生回答：「我的所有資料都在調劑申請表裡面呢。」我個人認為，你郵件正文里好歹說一些客套話吧，比如老師您好之類的。

我建議，郵件正文里不必要寫太多東西，但是起碼要寫上自己叫什麼名字，考了多少分，申請調劑哪個專業等基本情況。這樣招生老師打開郵件就知道你的基本情況，覺得你合適，再仔細看你的申請表。另外，正文的措辭也要注意禮貌的問題（一般這方面倒是還不錯，很少有學生在郵件里不禮貌的，但是也要注意。）

（2）上面說的是郵件太簡單的，這裡說說太複雜的。有些學生在郵件正文里基本把個人簡歷，調劑申請都貼上了。很長的郵件正文，讓人很難看到重點。甚至還有學生，為了說明他就讀學校的情況，從他本校的網站上複製了一段專業介紹：「我院現有教授xx名，副教授xx名……」寫在郵件正文里。還有些學生，將自己的各種證書（四六級，獎學金，科技活動獲獎，體育活動獲獎，成績單……）掃描成圖片打成包發到附件里。我見過最誇張的一個發了25張圖，包括了他的美術作品（我負責的是工科專業調劑啊），獲獎證書，成績單等等。對於一個一天要處理100+甚至200+郵件的人來說，打包下載一個大附件，下載完還要解壓縮，解開找半天才找得到自己想看的信息，是件多麼痛苦的事情啊。

其實，作為招生的老師最關心的就是：你的畢業（or就讀）院校，專業，報考院校，專業和考試分數。后兩者主要是看你有沒有資格調劑（調劑要求報考專業相同或相近，分數滿足國家分數線或者院校規定的分數線要求）。一般我就只看這幾項，看完了，可以接受，就可以保存考生的信息，進行進一步的考量。如果搞得太複雜了，我這裡折騰半天，結果發現調劑考生的專業不是相同相近專業，那種心情真是——負責調劑的老師你傷不起啊！

（3）有些學生可能的確是心情比較著急，看到調劑信息以後，給我發完郵件，又通過學校的網站找到其他老師的聯繫方式，再給其他老師發調劑申請表。結果，最後所有的郵件都回到了我這裡。有的學生頭一天給我發過郵件了，第二天又發了一次，而且還是上面說到的那種郵件正文一個字木有的。幸好他只發了兩次，不然搞不好會被當成垃圾郵件直接進過濾名單。

3．各種細節。

（1）有的學生找不到我們學校的調劑申請表，打電話問我怎麼辦。我一般會叫他自己做個表，或者找個其他院校的填好以後發給我。但是這裡有個細節，就是：你拿其它院校的申請表填可以，但是可不可以把標題的院校名稱稍微修改一下呢。就好像，明明我這是東北大學，郵件里學生表示：「老師，我非常想到貴校繼續學習，請你給我機會。」結果，我打開附件一看，標題寫著「東南大學2011研究所招生調劑申請表」。讓人崩潰……還有些學生，調劑院校名字改了，專業名字沒改。結果我看半天，發現我們學校沒有他要調劑的專業，我還得發郵件回去問他怎麼回事。所以，請發送調劑申請表之前，務必檢查一下你填寫的表格，看看是不是合適。心情焦急可以理解，但是細節決定成敗啊。

有的學生填寫申請表的時候也很馬虎，比如有這麼一項：「第一志願報考學校（代碼）」，這裡是要求考生填寫院校名稱和代碼，其實代碼填不填都可以。但是就有學生直接填了個「10300」，沒有學校名稱。我看著琢磨了半天，想想還是算了。我還能再去翻手冊查這個代碼對應哪個學校么？！

還有些學生，把各科分數都填了，總分不填。我還得拿筆計算一下他的總分，才能知道，他的分數夠不夠分數線的要求。

我還收到過一個學生的郵件，他這樣說：「老師，雖然我出身不好，我大學部的xx大學不是一流的大學，但是我有xx能力，有xx信心…………」他的本意可能是為了突出自己的學習能力或者動手能力。但是同樣作為一個不知名高校的老師，看到這樣的郵件，未免心裡有點堵得慌。何況，這種不自信的語言，會給招生的老師留下很不好的印象。

當然了，還有很多很多各種各樣的問題。這裡說的，都是比較典型的。

02

1、首先心態要放正

有的學生可能看到相關專業的調劑信息就發了申請信，廣撒網。這種方式我認為不可取。當然我不是說只能聯繫一個，作為招生的老師，肯定希望學生只對我的學校感興趣。但是站在考生的立場上，我認為，還是應該有多方面的準備才對。但是多方準備絕不是四處發郵件聯繫。應該按照自己的想法，自己的專業，自己的分數來確定2-3個重點聯繫的學校。確定好目標，才會想要去了解這個學校的各方面情況，比如公費情況，複試科目等等。而不是只發了一個郵件就杳無音信。

2、郵件要寫好

郵件要禮貌，措辭要得體，只寫一兩句肯定顯得沒誠意，寫的特別長也沒意義，3-5句話還是可以的。保證一屏能夠顯示的開，別讓我們負責招生的還得滾屏才能看完。

附件的申請表首先要檢查一遍，保證貨對板，別把東南大學的申請發給東北大學，其次，注意申請表的文件名。我建議採用「姓名+分數+申請調劑專業」的格式來命名。有很多細心的考生是這樣做的，非常好。我可以不用修改就直接保存。不然一天100+的申請表，如果我隨意下載，文件名重複不說，回頭再找誰是誰都不知道。所以每個申請表基本上我都會按照這個方式來重新命名，這也是工作量啊。

現在越來越多的人開始使用office2007和2010了。所以申請表裡面也出現了幾個docx後綴的。幸好我裝的是office2007，所以打開無障礙。但是不能保證所有的招生老師的電腦里都是07以上的版本，目前主流使用的仍然是03啊。所以即使你用了07以上的版本，最後最好也保存成97~2003兼容版本，即doc格式。

4、郵件是輔助，要多利用電話聯繫

雖然我現在一聽到電話就頭疼，但是我仍然認為，電話是比郵件更好的聯繫方式。電話里你可以詢問你想了解的關於調劑院校的很多信息，及時掌握最新的動態。電話裡面注意禮貌就不提了，說說遇到的問題。有的學生上來一頓問，然後也不說自己叫什麼，考多少分，問完了就掛了。這樣怎麼能獲得招生老師的好感呢？起碼要說一下自己叫什麼吧。接通問好和掛機前說謝謝也應該是任何時候都要遵循的禮貌啊。

暫時想到這麼多，一邊處理郵件，一邊寫，思路有點亂，大家湊合看吧。

聲明：文中提到的學校，代碼，專業等，均為舉例，與本人工作毫無關係。

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